Avant de commencer
- Dans l'espace de travail d'une équipe, tu as besoin des permissions Paiements > Voir et Marquer comme payé et attribuer des plans. Sans Voir, Paiements n'apparaît pas dans le menu latéral ; sans Marquer comme payé et attribuer des plans, le ⋮ de l'échéance ne propose pas Envoyer un rappel : consulte « Accès non autorisé » et éléments du menu qui manquent à un membre. Le propriétaire de l'équipe a toujours ces permissions.
- Tu ne peux envoyer de rappel que pour les échéances À payer ou En retard. Une échéance À confirmer a déjà le « j'ai payé » du client et se traite dans Examiner la demande : consulte Confirmer ou refuser le « j'ai payé » d'un client. Les factures des abonnements automatiques et les ventes de cours n'ont pas de rappel.
- Le client doit être actif avec toi, ou avoir un accès programmé pour commencer plus tard. Aucun rappel n'est envoyé à un client qui est déjà parti : le ⋮ de ses échéances ne propose pas Envoyer un rappel.
- Le rappel part tout de suite, sans fenêtre de confirmation, avec le texte des avis de paiement du système. Pour écrire au client un message de ta part, utilise le chat.
- Pour trouver l'échéance dans une longue liste, consulte Rechercher, filtrer et ouvrir les échéances des clients.
Étapes
Pour envoyer un rappel de paiement :
- Dans le menu latéral, sous Gestion, sélectionne Paiements. La page s'ouvre sur l'onglet Échéances.
- Sur l'échéance À payer ou En retard, sélectionne ⋮ 1 au bout de la ligne, ou fais un clic droit sur la ligne.
- Sélectionne Envoyer un rappel 2.
« Rappel envoyé » s'affiche. L'échéance garde le même statut, le même montant et la même date d'échéance.
Le même menu existe dans la fiche du client, dans l'onglet Paiements, dans la liste Historique.
Ce que reçoit le client
Le rappel arrive toujours dans la cloche de notifications du client. Par push et par e-mail, il arrive si le client a ce canal et les avis de paiement activés dans ses préférences de notifications. Le texte dépend de l'échéance :
- Échéance pas encore due, ou due aujourd'hui : le montant et le jour limite pour payer.
- Échéance déjà dépassée : le montant et depuis combien de jours elle est impayée, comptés selon le jour du client.
- Échéance d'un plan avec la règle En cas de non-paiement sur Aucun accès : dans la cloche et dans le push, le montant n'apparaît pas. Jusqu'au jour de l'échéance, l'avis indique le nom du plan et le jour où elle tombe ; ensuite, depuis combien de jours elle est dépassée. L'e-mail affiche le montant.
Si le client avait encore un avis précédent non lu pour cette échéance, cet avis est marqué comme lu : dans la cloche, il ne reste que le plus récent. En ouvrant l'avis, le client arrive sur ses paiements. Ce qu'il peut faire ensuite est expliqué dans Payer en ligne ce que tu dois à ton professionnel via Payer maintenant et dans Marquer comme payé un paiement fait en dehors de la plateforme. La règle de chaque plan se choisit dans Choisir ce qui se passe quand un client ne paie pas.
Combien de rappels tu peux envoyer
Le serveur applique deux limites aux rappels :
| Limite | Comment elle compte |
|---|---|
| 1 rappel par échéance toutes les 24 heures | Compte pour l'échéance, quelle que soit la personne qui l'envoie : toi ou un autre membre de l'équipe. Les 24 heures commencent à l'envoi. Si l'avis n'est pas créé dans la cloche, le rappel ne compte pas ; si seul le push ou l'e-mail échoue, il compte. Les avis automatiques de retard ne comptent pas. |
| 20 rappels par minute | Compte par personne, toutes échéances confondues, et inclut les tentatives refusées. |
Rappels et avis automatiques
En plus de tes rappels, MyFitnessClient prévient de lui-même le client d'une échéance À payer ou En retard dont la date est passée, à partir de 09:00, heure locale du client :
- Le jour 1 et le jour 3 après l'échéance : dans la cloche et, si le client a le push et les avis de paiement activés, aussi par push.
- Le jour 7 après l'échéance : seulement par e-mail, si le client a l'e-mail et les avis de paiement activés.
Après le jour 7, il n'y a plus d'avis de retard pour cette échéance : à partir de là, seulement tes rappels. Si l'un de ces avis tombe dans les 24 heures qui suivent un de tes rappels, il n'est pas envoyé ce jour-là, pour que le client ne reçoive pas deux avis d'affilée. Les avis automatiques ne partent pas pour les clients dont l'accès est programmé. Le jour où une échéance limite l'accès du client, il reçoit l'avis d'accès limité ; tant que l'accès est limité par cette échéance, elle n'a pas les avis des jours 1 et 3. Ce que voit le client avec une échéance en retard est expliqué dans Paiement en retard : ce qui est mis en pause et comment régulariser.
Problèmes courants
« Tu as déjà envoyé un rappel pour cette échéance au cours des dernières 24 h. Tu pourras en envoyer un autre dans N h. »
Il y a déjà eu un rappel pour cette échéance dans les dernières 24 heures, envoyé par toi ou par un autre membre de l'équipe. N est le nombre d'heures restantes, arrondi au supérieur. Attends ce délai ; en attendant, tu peux écrire au client dans le chat.
« Tu viens d'envoyer un rappel. Réessaie plus tard. »
Tu as dépassé les 20 rappels en une minute. Attends une minute et réessaie.
« Cette action n'est plus possible dans cet état. »
L'échéance n'est plus À payer ou En retard depuis que tu as ouvert la page (elle a été payée, annulée ou le client a indiqué avoir déjà payé), ou le client n'est plus actif ni programmé avec toi. Recharge la page et regarde le statut de l'échéance. Une échéance À confirmer se traite dans Examiner la demande. Aucun rappel n'est envoyé à un client qui est parti.
« Tu as plus de clients actifs que ta formule ne le permet. Choisis ceux à conserver ou passe à une formule supérieure. »
L'espace de travail est gelé et n'accepte aucune modification, rappels compris. Consulte Tu as plus de clients actifs que ta formule ne le permet.
Si le problème persiste, contacte le support avec le nom du client, le montant et la date d'échéance, et le message exact qui s'est affiché.
Questions
Puis-je envoyer des rappels à plusieurs clients à la fois ?
Non. Le rappel s'envoie échéance par échéance, depuis le ⋮ de chacune.
Puis-je modifier le texte du rappel ?
Non. Le rappel utilise le texte des avis de paiement du système. Pour un message de ta part, écris au client dans le chat.
Le rappel change-t-il quelque chose sur l'échéance ?
Non. L'échéance garde le même statut, le même montant et la même date d'échéance, jusqu'à ce qu'elle soit payée ou modifiée.
Les avis automatiques comptent-ils dans la limite des 24 heures ?
Non. Seuls comptent les rappels envoyés avec Envoyer un rappel. Dans l'autre sens, un de tes rappels fait sauter l'avis automatique de ce jour-là, quand les deux tombent dans les mêmes 24 heures.