Chaque section commence par le symptôme, puis indique pourquoi il se produit et que faire. Les échéances se trouvent dans Paiements, dans le menu latéral, onglet Échéances. Seul le propriétaire du compte modifie, annule et supprime les échéances ; les personnes qui ont la permission de marquer les paiements peuvent aussi marquer comme payé, confirmer et envoyer des rappels.
L’échéance de ce mois n’est pas apparue
Pour une mensualité payée manuellement, attribuée avec Attribuer un plan ou dans les Extras de la fiche du client, c’est le serveur qui crée l’échéance de chaque cycle :
- il vérifie les mensualités toutes les heures et crée chaque échéance le jour où elle est due, jamais avant ;
- il en crée une à la fois : l’échéance du cycle suivant n’apparaît qu’une fois que la précédente du même plan n’est plus ouverte, c’est-à-dire après avoir été payée, confirmée, annulée ou supprimée ;
- l’échéance due aujourd’hui n’est créée qu’à partir de 09:00 à l’heure du client, pour que la notification ne lui arrive pas en pleine nuit ;
- quand le propriétaire du compte ouvre Paiements, les échéances qui devraient déjà exister sont créées tout de suite, sans attendre 09:00, et une notification comme « 1 paiement généré automatiquement » ou « 3 paiements générés automatiquement » apparaît. Cela se produit une fois par jour dans chaque onglet du navigateur.
Un abonnement automatique, avec la carte enregistrée dans Stripe, ne passe pas par là : c’est Stripe qui le facture. Si l’échéance d’une mensualité payée manuellement n’apparaît toujours pas, voici les causes, de la plus fréquente à la moins fréquente :
| Cause | Que faire |
|---|---|
| L’échéance précédente de ce plan est encore ouverte : À payer, À confirmer ou En retard. | Traite la précédente : marque-la comme payée, confirme-la dans Examiner la demande ou annule-la. La suivante est créée à sa date ou, si cette date est déjà passée, à la vérification suivante. |
| La mensualité est en pause. Dans la fiche du client, onglet Paiements, sous Extras, elle apparaît comme En pause. | Sous Extras, dans le menu ⋮ de la mensualité, sélectionne Reprendre le plan. Seul le propriétaire du compte voit ce menu. Si le client n’est pas actif avec toi, la mensualité apparaît aussi comme En pause et ne peut pas être reprise : passe à la cause suivante. |
| Le client n’est pas actif avec toi : il a été archivé, le suivi est terminé, ou il est programmé et son accès n’est pas encore ouvert. | Seuls les clients actifs sont facturés. Si le client reste avec toi, réactive-le : la mensualité recommence à facturer d’elle-même, sans facturer la période où elle était arrêtée. Pour un client programmé, la première échéance n’est jamais due avant le jour où l’accès s’ouvre. |
| La mensualité est passée au paiement automatique et le client a déjà l’abonnement actif. Sous Extras, la mensualité affiche « Ne facture plus : le client paie via l'abonnement automatique ». | Rien à faire : Stripe facture l’abonnement et la mensualité manuelle cesse de facturer, pour que le client ne paie jamais deux fois. |
| Ton compte est en cours de fermeture. | Tant que la fermeture est programmée, aucune nouvelle échéance n’est créée. Si tu annules la fermeture, la vérification suivante crée celles qui sont arrivées à terme entre-temps. |
| Le client a une date de fin d’accès et la date d’échéance de ce cycle tombe le dernier jour d’accès ou après. La colonne Prochaine échéance reste vide. | C’est voulu : un cycle sans accès n’est pas facturé. Si le client continue, prolonge ou retire la date de fin d’accès. Sur un plan avec la règle Aucun accès, la fin de l’accès ne bloque pas l’échéance. |
| Il est encore tôt : le jour de l’échéance n’est pas encore arrivé ou, le jour même, il n’est pas encore 09:00 à l’heure du client. | Ouvre Paiements en tant que propriétaire du compte : les échéances du jour sont créées tout de suite. Si le jour n’est pas encore arrivé, tu vois la date dans Prochaine échéance, dans l’onglet Clients. |
Le jour où tombe chaque cycle, y compris les mois sans 29, 30 ou 31, est expliqué dans Jour d’échéance d’une mensualité manuelle et fin de l’accès. Pour changer la fin de l’accès, consulte Date de fin d'accès et plans payés du client.
Je ne peux pas modifier, annuler ou supprimer une échéance
Les actions de chaque échéance se trouvent dans le menu ⋮ de la ligne ou au clic droit, et seul ce que l’échéance et ton rôle permettent s’affiche.
| Cause | Que faire |
|---|---|
| Tu es membre de l’équipe : Modifier, Annuler l'échéance et Supprimer n’apparaissent que pour le propriétaire du compte. | Demande au propriétaire du compte de faire la modification. |
| L’échéance a été payée en ligne : elle n’a ni Modifier ni Supprimer. | Elle reste telle que Stripe l’a enregistrée. Pour rendre l’argent, fais le remboursement dans Stripe. |
| L’échéance a été payée en ligne et tu as perdu la contestation dans Stripe : elle redevient à payer, sans Modifier ni Supprimer. | Ferme-la avec Annuler l'échéance, dans le ⋮ de la ligne (réservé au propriétaire du compte) : elle passe à Annulé et ne compte plus pour les restrictions liées aux paiements en retard. |
| L’échéance a été payée manuellement : elle n’a pas Supprimer. | Dans Modifier, dans le champ Statut, choisis À payer pour défaire le paiement ou Annulé pour l’annuler. Sur une échéance d’un plan déjà terminé, À payer n’apparaît pas. |
| L’échéance est À confirmer : Modifier n’a pas le champ Statut. | Décide dans Examiner la demande : tu confirmes ou tu refuses ce que le client a marqué. |
| L’échéance est annulée : elle ne change plus de statut et seules les notes se modifient. | Si elle n’aurait jamais dû exister, supprime-la. |
| C’est une facture d’un abonnement automatique ou la vente d’un cours. | Elle n’a pas d’actions : c’est Stripe qui la règle. |
Si l’action apparaît mais est refusée à l’enregistrement, cherche le message dans la section « Messages lors de la gestion des échéances ». Les étapes de chaque action se trouvent dans Modifier une échéance, Défaire un paiement marqué par erreur (revenir au statut À payer) et Annuler ou supprimer des échéances. Les remboursements se trouvent dans Remboursements et litiges des paiements en ligne.
Le client a payé et reste limité
Un client est limité quand la règle en cas de non-paiement est Lecture seule et qu’il a une échéance du plan impayée après le délai de tolérance : il ne peut plus envoyer de check-ins ni de questionnaires, mais il voit toujours le plan, s’entraîne et discute avec toi. Seules comptent les échéances du plan ou, quand le client n’a pas de plan, celles d’une mensualité : une échéance ponctuelle ne limite jamais le client. Dans la fiche du client, la carte du plan affiche le badge « Lecture seule depuis le » suivi d’une date : la date d’échéance la plus ancienne qui le limite ou, pour un pack, le lendemain de la fin des jours payés. Les causes, dans cet ordre :
| Cause | Que faire |
|---|---|
| Le client a marqué le paiement comme payé et l’échéance est À confirmer. Tant que tu ne la confirmes pas, elle compte comme une dette. | Si l’argent est arrivé, confirme-le dans Examiner la demande. |
| Il a payé en ligne avec un moyen que Stripe ne confirme que plus tard, comme une référence Multibanco. D’ici là, l’échéance reste impayée. | Attends : quand Stripe confirme, l’échéance passe à Payé d’elle-même. En attendant, la marquer comme payée manuellement est refusé. |
| Il avait plus d’une échéance du plan en retard et n’en a payé qu’une. | Le client reste limité tant qu’il y a une échéance du plan impayée après le délai de tolérance. Trouve les autres avec les étapes après le tableau. |
| La règle du plan est Aucun accès : après le délai de tolérance, le client perd l’accès à l’app au lieu d’être limité. | Payer l’échéance due rend l’accès tant que la date de l’échéance suivante (le jour qui suit le cycle payé par cette échéance), plus le délai de tolérance, couvre encore aujourd’hui. Par exemple, pour une mensualité avec l’échéance du 1er mars due et 7 jours de délai de tolérance, l’échéance suivante tombe le 1er avril, donc payer celle du 1er mars jusqu’au 8 avril rouvre encore l’accès. Ensuite, l’ancien paiement ne rouvre plus l’accès et, en essayant de payer, le client voit « Ce paiement ne rouvre plus ton accès. Choisis un forfait pour revenir. » |
| Les jours d’un pack sont épuisés et, après le délai de tolérance, le client est limité même sans rien devoir. | Donne-lui un nouveau plan depuis la carte du plan, dans la fiche du client : Changer de plan ou Attribuer un plan, selon ce qui s’affiche. Ce que le client peut faire de son côté se trouve dans l’article sur le paiement et le renouvellement du plan, en lien après le tableau. |
| L’écran du client ne s’est pas encore actualisé. | Tant qu’il est limité, l’app du client, dans le navigateur et sur le téléphone, vérifie à nouveau le statut toutes les 15 secondes et quand le client y revient. Attends quelques secondes. Dans le navigateur, le client peut aussi recharger la page. |
Pour trouver et traiter les échéances ouvertes d’un client :
- Dans Clients, ouvre la fiche du client et sélectionne l’onglet Paiements.
- Dans Historique, sélectionne Filtres et, sous Statut, choisis En attente.
- Sur une échéance À confirmer dont l’argent est déjà arrivé, sélectionne la ligne et, dans Examiner le paiement, sélectionne Confirmer.
- Sur une échéance À payer ou En retard que le client t’a payée en dehors de la plateforme, sélectionne la ligne, choisis le moyen dans Comment a-t-il été payé ? et sélectionne Marquer comme payé.
Quand il n’y a plus aucune échéance du plan impayée après le délai de tolérance, le badge « Lecture seule depuis le » disparaît et le client peut de nouveau envoyer des check-ins et des questionnaires. L’app du client l’affiche à la vérification suivante, au plus tard 15 secondes après. La règle et le délai de tolérance de chaque plan se trouvent dans Choisir ce qui se passe quand un client ne paie pas ; la demande « j’ai payé » se trouve dans Confirmer ou refuser le « j'ai payé » d'un client. Le côté du client se trouve dans Payer, renouveler ou changer le plan de ton professionnel ; pour lui attribuer un plan, consulte Attribuer un plan récurrent ou un pack à un client.
« Ce plan a déjà une échéance à cette date. Choisis une autre date. »
Ce message apparaît dans Modifier quand tu changes le champ Échéance d’une mensualité pour un jour déjà pris par une autre échéance du même plan. Toute échéance de ce plan compte, même payée ou annulée : deux échéances du même plan ne peuvent pas tomber le même jour. La fenêtre reste ouverte avec le message.
Choisis une autre date et enregistre. Plus de détails dans Modifier une échéance.
Messages lors de la gestion des échéances
Ces messages apparaissent quand une action sur une échéance ne peut pas être effectuée. Le texte est celui que tu vois à l’écran.
| Message | Pourquoi il apparaît | Que faire |
|---|---|---|
| « Ce paiement a été modifié entre-temps. Recharge et réessaie. » | Une autre personne, ou le client, a modifié l’échéance pendant que tu l’avais ouverte. | Recharge la page et regarde le nouveau statut avant de recommencer. |
| « Ce n'est plus possible dans l'état actuel. Recharge la page et vérifie. » | La modification ne convient plus au statut de l’échéance, par exemple changer le montant d’une échéance payée entre-temps. | Recharge la page et vérifie le statut. |
| « Cette action n'est plus possible dans cet état. » | Marquer comme payée, ou relancer, une échéance qui n’est plus À payer ni En retard, confirmer ou refuser une demande qui n’est plus À confirmer, ou envoyer un rappel à un client qui n’est plus actif. | Recharge la page. Une échéance À confirmer se décide dans Examiner la demande. |
| « Les montants d'un paiement en ligne proviennent de Stripe et ne peuvent pas être modifiés manuellement. » | Tu as essayé de marquer comme payée une échéance payée en ligne, ou d’en changer le montant, la date, le moyen, la description ou le statut, par exemple parce que le client a payé pendant que tu avais la fenêtre ouverte. | L’échéance reste telle que Stripe l’a enregistrée. |
| « Un paiement effectué en ligne ne peut pas être supprimé. » | Tu as essayé de supprimer une échéance payée en ligne. | L’échéance reste telle quelle : manuellement, elle ne se supprime pas et ne s’annule pas. Pour rendre l’argent, fais le remboursement dans Stripe. |
| « Une échéance payée ne peut pas être supprimée. Dans Modifier, passe le statut à Annulé. » | Tu as essayé de supprimer une échéance payée à la main, par exemple parce qu'elle a été marquée comme payée après le chargement de la liste. | Recharge la page. Pour l'annuler, dans Modifier, passe le Statut à Annulé. |
| « Un paiement en ligne est en cours. Patiente quelques minutes et réessaie. » | Le client est en train de lancer le paiement en ligne de cette échéance, ou l’a déjà terminé et Stripe est encore en train de le confirmer. Avec une référence Multibanco, la confirmation n’arrive que quand la référence est payée. | Attends et réessaie plus tard. Quand Stripe confirme, l’échéance passe à Payé d’elle-même. |
| « Tu as plus de clients actifs que ta formule ne le permet. Choisis ceux à conserver ou passe à une formule supérieure. » | Le compte est gelé : tu as plus de clients actifs que ta formule MyFitnessClient ne le permet, et toutes les modifications dans Paiements sont bloquées. | Choisis quels clients restent actifs ou change de formule. |
| « Cette échéance n'existe plus. La liste a été actualisée. » | Tu as ouvert une échéance qui a été supprimée entre-temps. | Rien à faire : la liste affiche déjà l’état actuel. |
| « Ton compte est en cours de fermeture : tu ne peux plus créer de paiements ni attribuer de plans. » | Tu as essayé de créer une échéance ou d’attribuer un plan alors que la fermeture du compte est programmée. | Pour facturer de nouveau, annule la fermeture. |
Le compte gelé se résout dans Tu as plus de clients actifs que ta formule ne le permet. Annuler la fermeture se trouve dans Annuler la fermeture du compte.
Autres problèmes
- J’ai marqué une échéance comme payée par erreur, ou « Cette échéance appartient à un plan terminé et ne peut pas redevenir à payer. » apparaît : consulte Défaire un paiement marqué par erreur (revenir au statut À payer).
- Le client dit qu’il a déjà payé et tu veux confirmer ou refuser : consulte Confirmer ou refuser le « j'ai payé » d'un client.
- Le rappel a été refusé : consulte Envoyer un rappel de paiement à un client.
- Le client ne peut pas payer en ligne : consulte Résoudre les problèmes de paiement.
- Stripe indique En cours d'examen, Action requise ou Vérification en attente : consulte Connecter Stripe pour recevoir les paiements en ligne des clients.
- Je ne peux pas changer la devise ni le pays : consulte Choisir le pays et la devise dans lesquels tu factures.
Si le problème persiste
Écris au support de MyFitnessClient, comme l’explique Contacter le Support et créer une demande, et envoie :
- le nom du client ;
- la date d’échéance et le montant de l’échéance ;
- le message exact, s’il y en a eu un ;
- une capture d’écran de l’échéance dans la liste Échéances.