Jour d’échéance d’une mensualité manuelle et fin de l’accès

Une mensualité à la main est une échéance qui se répète et que tu marques comme payée quand tu reçois l’argent : la mensualité que tu attribues avec Attribuer un plan et que le client ne paie pas par carte, et les échéances récurrentes manuelles de la section Extras, dans l’onglet Paiements de la fiche du client. Une routine de MyFitnessClient tourne toutes les heures et crée l’échéance de chaque cycle le jour où elle est due, une à la fois. Les règles du jour et de la fin de l’accès expliquent les dates que tu vois dans Échéances et dans l’onglet Clients. Une mensualité automatique, payée par carte, ne suit pas ces règles : ses dates viennent de Stripe.

Le jour convenu

Le jour du mois où commence le premier cycle est enregistré dans la mensualité, et chaque échéance suivante est due ce jour-là. Dans un mois qui n’a pas ce jour, l’échéance est due le dernier jour du mois, puis revient au jour convenu le premier mois suivant qui a ce jour. Pour une mensualité du 31, le 28 février ne devient pas son jour : l’échéance de mars est due le 31. Dans un plan annuel, il se passe la même chose avec le 29 février.

Les plans du catalogue facturent seulement en mois ou en années. Les fréquences en jours ou en semaines, d’un plan personnalisé ou d’une échéance récurrente des Extras, n’ont pas de jour convenu : chaque échéance est due exactement ce nombre de jours ou de semaines après la précédente.

Comment le jour est fixé

Le jour convenu est le jour du premier cycle, et ce jour dépend de la façon dont la mensualité commence :

• Attribuer un plan avec Demander le paiement : aujourd’hui. Si l’accès du client ne commence que plus tard, le jour où il commence. Si le client a encore des jours payés d’un autre plan, le lendemain du dernier de ces jours ; dans une mensualité avec Aucun accès, seuls comptent les jours payés des plans avec Aucun accès.
• Attribuer un plan avec Déjà payé : le jour que tu choisis dans Payé le, c’est-à-dire le jour où le client t’a payé et non le jour où tu l’enregistres ; sans date choisie, aujourd’hui. Les mêmes exceptions s’appliquent pour l’accès qui commence plus tard et pour les jours payés d’un autre plan.
• Le client choisit ou renouvelle seul un plan payé manuellement, ou tu acceptes une demande d’entrée avec le plan déjà payé : les règles de Demander le paiement.

Pour attribuer un plan et savoir quels jours Payé le accepte, consulte Attribuer un plan récurrent ou un pack à un client.

Ensuite, le jour convenu ne change que dans ces cas :

• Dans une échéance récurrente des Extras, quand, dans Modifier, tu changes la date de Prochaine échéance, ou la Fréquence vers une autre unité (des mois aux années, par exemple) : le jour de la Prochaine échéance devient le jour convenu. Changer seulement le Montant, le Nom ou le nombre de mois ne touche pas au jour. Seul le propriétaire de l’équipe modifie les Extras, et la mensualité d’un plan attribué avec Attribuer un plan n’y apparaît pas.
• Quand tu changes la date d’échéance du cycle en cours, le cycle est désormais dû à la nouvelle date. Dans une échéance récurrente des Extras, si la nouvelle date tombe un autre mois, son jour devient le jour convenu ; dans une mensualité attribuée avec Attribuer un plan, le jour convenu ne change pas. Consulte Modifier une échéance : montant, date d'échéance, statut et notes.

Payer en retard ne change pas le jour

Quand l’échéance d’un cycle est payée, confirmée, annulée ou supprimée, la mensualité passe au cycle suivant, compté à partir de la date où cette échéance était due et non du jour où cela se produit. Une échéance due le 5 mars et payée le 12 laisse la suivante au 5 avril.

• Cela vaut pour l’échéance que tu marques comme payée, pour le « j’ai payé » du client que tu confirmes et pour le paiement en ligne.
• Annuler ou supprimer l’échéance impayée d’un cycle saute ce cycle : l’échéance suivante est celle du cycle d’après, au jour convenu.
• Si le client paie alors que la date d’échéance suivante est déjà passée, l’échéance de ce cycle est créée dans l’heure qui suit, avec sa date d’échéance au jour convenu, et apparaît tout de suite En retard.
• Facturer ou enregistrer un cycle en avance ne change pas non plus le jour : Facturer maintenant, dans les Extras, et Enregistrer le prochain paiement, sur la carte Plan de la fiche du client, créent l’échéance du cycle suivant avec la date d’échéance de ce cycle, et non avec la date du jour.

Quand il n’y a plus d’échéance

Si le client a une date de fin d’accès, la routine ne crée pas l’échéance d’un cycle dû le dernier jour d’accès ou après. Pour le client, ce cycle n’existe pas : pas d’échéance, pas d’avis de paiement ni de retard, et l’accès se termine à la date de fin.

• Une mensualité avec Rien ne change ou Lecture seule facture les cycles dus avant le dernier jour d’accès, puis s’arrête d’elle-même. Quand elle a été attribuée avec Attribuer un plan, payer un cycle qui dépasse la date de fin repousse cette date jusqu’au dernier jour payé. Exemple : mensualité le 5 et accès jusqu’au 20 juin. L’échéance du 5 juin est créée ; la payer repousse la fin de l’accès au 4 juillet ; celle du 5 juillet n’est plus créée.
• Les échéances récurrentes des Extras s’arrêtent aussi le dernier jour d’accès.
• Une mensualité avec Aucun accès n’a pas cette règle : elle facture même le cycle dû le dernier jour d’accès, parce que c’est son paiement qui repousse l’accès.

Dans une mensualité avec Rien ne change ou Lecture seule, ou des Extras, si tu prolonges ou retires la date de fin avant qu’elle n’arrive, l’échéance du cycle bloqué est créée le jour où elle est due, comme les autres. Si l’accès arrive à sa fin, les échéances s’arrêtent avec lui. Quand tu redonnes l’accès au client, la prochaine échéance passe au premier cycle à partir de ce jour, au jour convenu, et le client ne paie pas le temps passé sans accès. Pour voir comment la date de fin bouge avec les plans payés, consulte Date de fin d'accès et plans payés du client.

La Prochaine échéance dans l’onglet Clients

Dans Paiements > Clients, la colonne Prochaine échéance affiche la date de la mensualité attribuée avec Attribuer un plan. Si cette date tombe le dernier jour d’accès du client ou après, la colonne reste vide, car l’échéance n’est pas créée, sauf dans une mensualité avec Aucun accès. Sans rien à payer, le statut reste À jour. Sur téléphone, la même date apparaît sous le plan, et la carte Plan de la fiche du client l’affiche aussi.

Un client qui ne paie que des échéances récurrentes des Extras n’a pas de date dans cette colonne : la date de chacune est sur sa ligne, dans la section Extras de la fiche. Plus d’informations sur cette liste dans Voir le plan et le statut de paiement de chaque client.

Pourquoi l’échéance de ce mois n’est pas apparue

En plus de la fin d’accès, la routine ne crée pas l’échéance d’un cycle dans ces cas :

• L’échéance précédente de la même mensualité est encore à payer, à confirmer ou en retard : il n’y a qu’une échéance ouverte à la fois.
• L’échéance récurrente des Extras est suspendue avec Suspendre le plan. Quand tu la reprends avec Reprendre le plan, la prochaine échéance passe au premier cycle à partir de ce jour, au jour convenu.
• Le client n’est plus actif avec toi, ou c’est le Client test.
• La mensualité est en train de passer au paiement automatique et le client a déjà l’abonnement actif, pour ne jamais facturer deux fois. Consulte Passer une mensualité à la main au paiement automatique.
• Ton compte est en cours de fermeture. Si tu renonces à la fermeture, le passage suivant de la routine crée l’échéance arrivée entre-temps.
• L’échéance est due aujourd’hui et il n’est pas encore 09:00 à l’heure du client, pour que l’avis n’arrive pas en pleine nuit. La première fois que le propriétaire de l’espace de travail ouvre Paiements ce jour-là, les échéances du jour sont créées tout de suite.

Ce qu’il faut faire dans chaque cas se trouve dans Problèmes courants avec les échéances et comment les résoudre.