Día de cobro de una mensualidad a mano y fin del acceso

Una cuota a mano es un cobro que se repite y que marcas como pagado cuando recibes el dinero: la cuota que das con Dar plan y que el cliente no paga con tarjeta, y los cobros recurrentes a mano de la sección Extras, en la pestaña Pagos de la ficha del cliente. Un proceso de MyFitnessClient se ejecuta cada hora y crea el cobro de cada ciclo el día en que vence, de uno en uno. Las reglas del día y del fin del acceso explican las fechas que ves en Cobros y en la pestaña Clientes. Una cuota automática, pagada con tarjeta, no sigue estas reglas: sus fechas vienen de Stripe.

El día acordado

El día del mes en que empieza el primer ciclo queda guardado en la cuota, y cada cobro siguiente vence ese día. En un mes que no tiene ese día, el cobro vence el último día del mes y, en el siguiente mes que lo tiene, vuelve al día acordado. En una cuota del día 31, el 28 de febrero no pasa a ser su día: el cobro de marzo vence el 31. En un plan anual pasa lo mismo con el 29 de febrero.

Los planes del catálogo cobran solo en meses o en años. Las frecuencias en días o en semanas, de un plan a medida o de un cobro recurrente de Extras, no tienen día acordado: cada cobro vence exactamente ese número de días o de semanas después del anterior.

Cómo se define el día

El día acordado es el día del primer ciclo, y ese día depende de cómo empieza la cuota:

• Dar plan con Pedir pago: el día de hoy. Si el acceso del cliente empieza más tarde, el día en que empieza. Si el cliente aún tiene días pagados de otro plan, el día siguiente al último de esos días; en una cuota con Sin acceso, solo cuentan los días pagados de planes con Sin acceso.
• Dar plan con Ya pagó: el día que eliges en Pagado el, que es el día en que el cliente te pagó y no el día en que lo registras; sin fecha elegida, el día de hoy. Se aplican las mismas excepciones del acceso que empieza más tarde y de los días pagados de otro plan.
• El cliente elige o renueva por su cuenta un plan que se paga a mano, o aceptas una solicitud de entrada con el plan ya pagado: las reglas de Pedir pago.

Para dar un plan y saber qué días acepta Pagado el, consulta Dar un plan de mensualidad o un pack a un cliente.

Después, el día acordado solo cambia en estos casos:

• En un cobro recurrente de Extras, cuando cambias en Editar la fecha de Próximo cobro, o la Frecuencia a otra unidad (de meses a años, por ejemplo): el día del Próximo cobro pasa a ser el día acordado. Cambiar solo el Importe, el Nombre o el número de meses no toca el día. Solo el propietario del equipo edita los Extras, y la cuota de un plan dado con Dar plan no aparece allí.
• Cuando cambias el vencimiento del cobro del ciclo actual, el ciclo pasa a vencer en la fecha nueva. En un cobro recurrente de Extras, si la fecha nueva cae en otro mes, su día pasa a ser el día acordado; en una cuota dada con Dar plan, el día acordado no cambia. Consulta Editar un cobro: importe, vencimiento, estado y notas.

Pagar tarde no cambia el día

Cuando el cobro de un ciclo se paga, se confirma, se cancela o se elimina, la cuota pasa al ciclo siguiente, contado desde el vencimiento de ese cobro y no desde el día en que eso ocurre. Un cobro que vence el 5 de marzo y se paga el 12 deja el siguiente el 5 de abril.

• Vale para el cobro que marcas como pagado, para el «ya pagué» del cliente que confirmas y para el pago en línea.
• Si cancelas o eliminas el cobro pendiente de un ciclo, ese ciclo se salta: el cobro siguiente es el del ciclo posterior, en el día acordado.
• Si el cliente paga cuando ya pasó el vencimiento siguiente, el cobro de ese ciclo se crea como máximo una hora después, con el vencimiento en el día acordado, y aparece enseguida como Atrasado.
• Cobrar o registrar un ciclo antes de tiempo tampoco cambia el día: Cobrar ahora, en los Extras, y Registrar próximo pago, en la tarjeta Plan de la ficha del cliente, crean el cobro del ciclo siguiente con el vencimiento de ese ciclo, y no con la fecha de hoy.

Cuándo deja de haber cobros

Si el cliente tiene una fecha de fin del acceso, el proceso no crea el cobro de un ciclo que vence el último día de acceso o después. Para el cliente, ese ciclo no existe: no hay cobro, aviso de pago ni atraso, y el acceso termina en la fecha de fin.

• Una cuota con Sigue igual o Solo lectura cobra los ciclos que vencen antes del último día de acceso y después se detiene sola. Cuando se dio con Dar plan, pagar un ciclo que pasa de la fecha de fin lleva esa fecha hasta el último día pagado. Ejemplo: cuota el día 5 y acceso hasta el 20 de junio. El cobro del 5 de junio se crea; pagarlo lleva el fin del acceso al 4 de julio; el del 5 de julio ya no se crea.
• Los cobros recurrentes de Extras también se detienen el último día de acceso.
• Una cuota con Sin acceso no tiene esta regla: cobra incluso el ciclo que vence el último día de acceso, porque es su pago lo que lleva el acceso hacia adelante.

En una cuota con Sigue igual o Solo lectura, o de Extras, si amplías o quitas la fecha de fin antes de que llegue, el cobro del ciclo que estaba detenido se crea el día en que vence, como los demás. Si el acceso llega a su fin, los cobros se detienen con él. Cuando vuelves a dar acceso al cliente, el próximo cobro pasa al primer ciclo a partir de ese día, en el día acordado, y el cliente no paga el tiempo que estuvo sin acceso. Para ver cómo se mueve la fecha de fin con los planes pagados, consulta Fecha de fin del acceso y planes pagados del cliente.

El Próximo cobro en la pestaña Clientes

En Pagos > Clientes, la columna Próximo cobro muestra la fecha de la cuota dada con Dar plan. Si esa fecha cae el último día de acceso del cliente o después, la columna queda vacía, porque el cobro no se crea, salvo en una cuota con Sin acceso. Sin nada pendiente de pago, el estado queda Al día. En un teléfono, la misma fecha aparece debajo del plan, y la tarjeta Plan de la ficha del cliente también la muestra.

Un cliente que solo paga cobros recurrentes de Extras no tiene fecha en esta columna: la fecha de cada uno está en su fila, en la sección Extras de la ficha. Más sobre esta lista en Ver el plan y el estado de pago de cada cliente.

Por qué no apareció el cobro de este mes

Además del fin del acceso, el proceso no crea el cobro de un ciclo en estos casos:

• El cobro anterior de la misma cuota sigue pendiente de pago, por confirmar o atrasado: solo hay un cobro abierto a la vez.
• El cobro recurrente de Extras está pausado con Pausar plan. Cuando lo reanudas con Reanudar plan, el próximo cobro pasa al primer ciclo a partir de ese día, en el día acordado.
• El cliente ya no está activo contigo, o es el Alumno de Prueba.
• La cuota está pasando a pago automático y el cliente ya tiene la suscripción activa, para no cobrar nunca dos veces. Consulta Pasar una cuota a mano a pago automático.
• Tu cuenta está en proceso de cierre. Si desistes del cierre, la siguiente ejecución del proceso crea el cobro que venció mientras tanto.
• El cobro vence hoy y aún no son las 09:00 en el reloj del cliente, para que el aviso no llegue de madrugada. La primera vez que el propietario del workspace abre Pagos ese día, los cobros de hoy se crean al momento.

Qué hacer en cada caso está en Problemas comunes con los cobros y cómo resolverlos.