Jeder Abschnitt beginnt mit dem Symptom und sagt, warum es auftritt und was zu tun ist. Die Abrechnungen findest du unter Zahlungen im Seitenmenü, im Tab Abrechnungen. Nur der Kontoinhaber bearbeitet, storniert und löscht Abrechnungen; wer die Berechtigung hat, Zahlungen zu markieren, kann auch als bezahlt markieren, bestätigen und Erinnerungen senden.
Die Abrechnung für diesen Monat ist nicht erschienen
Bei einer von Hand bezahlten monatlichen Zahlung, vergeben mit Plan vergeben oder unter Extras im Kundenprofil, erstellt der Server die Abrechnung für jeden Zyklus:
- er prüft die monatlichen Zahlungen jede Stunde und erstellt jede Abrechnung am Fälligkeitstag, nie früher;
- er erstellt immer nur eine: Die Abrechnung des nächsten Zyklus erscheint erst, wenn die vorherige desselben Plans nicht mehr offen ist, also nachdem sie bezahlt, bestätigt, storniert oder gelöscht wurde;
- eine heute fällige Abrechnung wird erst ab 09:00 Uhr nach der Uhrzeit des Kunden erstellt, damit ihn die Benachrichtigung nicht mitten in der Nacht erreicht;
- wenn der Kontoinhaber Zahlungen öffnet, werden die Abrechnungen, die schon existieren sollten, sofort erstellt, ohne bis 09:00 Uhr zu warten, und es erscheint ein Hinweis wie „1 Zahlung automatisch erstellt“ oder „3 Zahlungen automatisch erstellt“. Das passiert einmal pro Tag in jedem Browser-Tab.
Ein automatisches Abo mit der in Stripe gespeicherten Karte läuft nicht hierüber: Stripe rechnet es ab. Wenn die Abrechnung einer von Hand bezahlten monatlichen Zahlung weiterhin fehlt, prüfe die Ursachen, von der häufigsten zur seltensten:
| Ursache | Was du tun kannst |
|---|---|
| Die vorherige Abrechnung dieses Plans ist noch offen: Zu zahlen, Zu bestätigen oder Überfällig. | Kümmere dich um die vorherige: Markiere sie als bezahlt, bestätige sie unter Anfrage prüfen oder storniere sie. Die nächste wird an ihrem Tag erstellt oder, wenn dieser Tag schon vorbei ist, bei der nächsten Prüfung. |
| Die monatliche Zahlung ist pausiert. Im Kundenprofil, Tab Zahlungen, erscheint sie unter Extras als Pausiert. | Wähle unter Extras im ⋮-Menü der monatlichen Zahlung Plan fortsetzen. Nur der Kontoinhaber sieht dieses Menü. Wenn der Kunde bei dir nicht aktiv ist, erscheint die monatliche Zahlung ebenfalls als Pausiert und lässt sich nicht fortsetzen: Sieh dir die nächste Ursache an. |
| Der Kunde ist bei dir nicht aktiv: Er wurde archiviert, die Betreuung ist beendet, oder er ist geplant und sein Zugang ist noch nicht geöffnet. | Abgerechnet wird nur, wer aktiv ist. Wenn der Kunde bei dir bleibt, reaktiviere ihn: Die monatliche Zahlung rechnet von selbst wieder ab, ohne die Zeit zu berechnen, in der sie angehalten war. Bei einem geplanten Kunden ist die erste Abrechnung nie vor dem Tag fällig, an dem sich der Zugang öffnet. |
| Die monatliche Zahlung wurde auf automatische Zahlung umgestellt und der Kunde hat das Abo schon aktiv. Unter Extras zeigt die monatliche Zahlung „Keine Abrechnung mehr: Der Kunde zahlt über das automatische Abo“. | Nichts zu tun: Stripe rechnet das Abo ab und die monatliche Zahlung von Hand rechnet nicht mehr ab, damit der Kunde nie doppelt zahlt. |
| Dein Konto wird geschlossen. | Solange die Schließung vorgemerkt ist, wird keine neue Abrechnung erstellt. Wenn du die Schließung zurücknimmst, erstellt die nächste Prüfung die Abrechnungen, die inzwischen fällig geworden sind. |
| Der Kunde hat ein Zugangsende und das Fälligkeitsdatum dieses Zyklus fällt auf den letzten Zugangstag oder danach. Die Spalte Nächste Abrechnung bleibt leer. | Das ist Absicht: Ein Zyklus ohne Zugang wird nicht abgerechnet. Wenn der Kunde bleibt, verlängere das Zugangsende oder entferne es. Bei einem Plan mit der Regel Kein Zugriff hält das Zugangsende die Abrechnung nicht auf. |
| Es ist noch zu früh: Der Fälligkeitstag ist noch nicht da oder es ist am Tag selbst nach der Uhrzeit des Kunden noch nicht 09:00 Uhr. | Öffne Zahlungen als Kontoinhaber: Die heutigen Abrechnungen werden sofort erstellt. Wenn der Tag noch nicht da ist, siehst du das Datum unter Nächste Abrechnung im Tab Kunden. |
An welchem Tag jeder Zyklus fällig ist, auch in Monaten ohne 29., 30. oder 31., steht in Abrechnungstag einer monatlichen Zahlung von Hand und Zugangsende. Um das Zugangsende zu ändern, sieh dir Enddatum des Zugangs und bezahlte Pläne des Kunden an.
Ich kann eine Abrechnung nicht bearbeiten, stornieren oder löschen
Die Aktionen jeder Abrechnung findest du im ⋮-Menü der Zeile oder per Rechtsklick, und es erscheint nur, was die Abrechnung und deine Rolle erlauben.
| Ursache | Was du tun kannst |
|---|---|
| Du bist Teammitglied: Bearbeiten, Abrechnung stornieren und Löschen erscheinen nur beim Kontoinhaber. | Frag den Kontoinhaber, ob er die Änderung vornimmt. |
| Die Abrechnung wurde online bezahlt: Sie hat weder Bearbeiten noch Löschen. | Sie bleibt so, wie Stripe sie erfasst hat. Um das Geld zurückzugeben, erstatte es in Stripe. |
| Die Abrechnung wurde online bezahlt und du hast die Anfechtung bei Stripe verloren: Sie ist wieder offen, ohne Bearbeiten und Löschen. | Schließ sie mit Abrechnung stornieren im ⋮ der Zeile (nur der Kontoinhaber): Sie wechselt zu Storniert und zählt nicht mehr für die Einschränkungen bei überfälligen Zahlungen. |
| Die Abrechnung wurde von Hand bezahlt: Sie hat kein Löschen. | Wähle in Bearbeiten im Feld Status den Wert Zu zahlen, um die Zahlung rückgängig zu machen, oder Storniert, um sie aufzuheben. Bei einer Abrechnung aus einem bereits beendeten Plan erscheint Zu zahlen nicht. |
| Die Abrechnung ist Zu bestätigen: Bearbeiten hat kein Feld Status. | Entscheide unter Anfrage prüfen: Du bestätigst oder lehnst ab, was der Kunde markiert hat. |
| Die Abrechnung ist storniert: Ihr Status ändert sich nicht mehr und nur die Notizen lassen sich bearbeiten. | Wenn es sie nie hätte geben sollen, lösche sie. |
| Es ist eine Rechnung eines automatischen Abos oder der Verkauf eines Kurses. | Sie hat keine Aktionen: Stripe begleicht sie. |
Wenn die Aktion erscheint, aber beim Speichern abgelehnt wird, findest du die Meldung im Abschnitt „Meldungen beim Verwalten von Abrechnungen“. Die Schritte für jede Aktion stehen in Eine Abrechnung bearbeiten, Irrtümlich markierte Zahlung rückgängig machen (zurück auf Zu zahlen) und Abrechnungen stornieren oder löschen. Erstattungen stehen in Erstattungen und Streitfälle bei Online-Zahlungen.
Der Kunde hat bezahlt und ist weiterhin eingeschränkt
Ein Kunde ist eingeschränkt, wenn die Regel für Nichtzahlung Nur Lesen ist und er eine unbezahlte Abrechnung des Plans nach Ablauf der Kulanzfrist hat: Er kann keine Check-ins und Fragebögen mehr senden, sieht aber weiterhin den Plan, trainiert und schreibt mit dir. Es zählen nur die Abrechnungen des Plans oder, wenn der Kunde keinen Plan hat, die einer monatlichen Zahlung: Eine einmalige Abrechnung schränkt den Kunden nie ein. Im Kundenprofil zeigt die Plankarte das Abzeichen „Nur Ansicht seit“ mit einem Datum: das Fälligkeitsdatum der ältesten Abrechnung, die ihn einschränkt, oder bei einem Paket den Tag nach dem Ende der bezahlten Tage. Die Ursachen, in dieser Reihenfolge:
| Ursache | Was du tun kannst |
|---|---|
| Der Kunde hat die Zahlung als bezahlt markiert und die Abrechnung ist Zu bestätigen. Solange du nicht bestätigst, zählt sie als Schuld. | Wenn das Geld angekommen ist, bestätige es unter Anfrage prüfen. |
| Er hat online mit einer Methode bezahlt, die Stripe erst später bestätigt, etwa einer Multibanco-Referenz. Bis dahin bleibt die Abrechnung unbezahlt. | Warte: Wenn Stripe bestätigt, wechselt die Abrechnung von selbst zu Bezahlt. Bis dahin wird es abgelehnt, sie von Hand als bezahlt zu markieren. |
| Er hatte mehr als eine überfällige Abrechnung des Plans und hat nur eine bezahlt. | Der Kunde bleibt eingeschränkt, solange es eine unbezahlte Abrechnung des Plans nach Ablauf der Kulanzfrist gibt. Such die anderen mit den Schritten nach der Tabelle. |
| Die Regel des Plans ist Kein Zugriff: Nach Ablauf der Kulanzfrist verliert der Kunde den Zugang zur App, statt eingeschränkt zu werden. | Das Bezahlen der offenen Abrechnung gibt den Zugang zurück, solange die Fälligkeit der nächsten Abrechnung (der Tag nach dem Zyklus, den diese Abrechnung bezahlt) plus Kulanzfrist noch bis heute reicht. Ein Beispiel: Bei einer monatlichen Zahlung mit offener Abrechnung vom 1. März und 7 Tagen Kulanzfrist ist die nächste Abrechnung am 1. April fällig; zahlt der Kunde die Abrechnung vom 1. März bis zum 8. April, bekommt er den Zugang also noch zurück. Danach öffnet die alte Zahlung den Zugang nicht mehr und der Kunde sieht beim Bezahlen „Diese Zahlung öffnet deinen Zugang nicht mehr. Wähle ein Paket, um zurückzukommen.“ |
| Die Tage eines Pakets sind aufgebraucht und nach Ablauf der Kulanzfrist ist der Kunde eingeschränkt, auch wenn nichts offen ist. | Gib ihm über die Plankarte im Kundenprofil einen neuen Plan: Plan ändern oder Plan vergeben, je nachdem, was erscheint. Was der Kunde selbst tun kann, steht im Artikel zum Bezahlen und Verlängern des Plans, verlinkt nach der Tabelle. |
| Der Bildschirm des Kunden hat sich noch nicht aktualisiert. | Solange er eingeschränkt ist, prüft die App des Kunden im Browser und auf dem Handy den Status alle 15 Sekunden neu und wenn der Kunde zu ihr zurückkehrt. Warte ein paar Sekunden. Im Browser kann der Kunde die Seite auch neu laden. |
So findest und bearbeitest du die offenen Abrechnungen eines Kunden:
- Öffne unter Kunden das Profil des Kunden und wähle den Tab Zahlungen.
- Wähle unter Verlauf die Schaltfläche Filter und unter Status den Wert Offen.
- Bei einer Abrechnung mit Zu bestätigen, deren Geld schon angekommen ist, wähle die Zeile und in Zahlung prüfen dann Bestätigen.
- Bei einer Abrechnung mit Zu zahlen oder Überfällig, die dir der Kunde außerhalb der Plattform bezahlt hat, wähle die Zeile, wähle die Methode unter Wie wurde bezahlt? und wähle Als bezahlt markieren.
Wenn es keine unbezahlte Abrechnung des Plans nach Ablauf der Kulanzfrist mehr gibt, verschwindet das Abzeichen „Nur Ansicht seit“ und der Kunde kann wieder Check-ins und Fragebögen senden. Die App des Kunden zeigt das bei der nächsten Prüfung, spätestens 15 Sekunden danach. Die Regel und die Kulanzfrist jedes Plans stehen in Festlegen, was passiert, wenn ein Kunde nicht zahlt; die Anfrage „Ich habe bezahlt“ steht in Das „Ich habe bezahlt“ eines Kunden bestätigen oder ablehnen. Die Sicht des Kunden steht in Den Plan deines Profis bezahlen, verlängern oder wechseln; um ihm einen Plan zu geben, sieh dir Einem Kunden einen wiederkehrenden Plan oder ein Paket vergeben an.
„Dieser Plan hat an diesem Datum schon eine Abrechnung. Wähle ein anderes Datum.“
Die Meldung erscheint in Bearbeiten, wenn du das Fälligkeitsdatum einer Abrechnung einer monatlichen Zahlung auf einen Tag änderst, der schon zu einer anderen Abrechnung desselben Plans gehört. Jede Abrechnung dieses Plans zählt, auch eine bezahlte oder stornierte: Zwei Abrechnungen desselben Plans können nicht am selben Tag fällig sein. Das Fenster bleibt mit der Meldung offen.
Wähle ein anderes Datum und speichere. Mehr dazu in Eine Abrechnung bearbeiten.
Meldungen beim Verwalten von Abrechnungen
Diese Meldungen erscheinen, wenn eine Aktion an einer Abrechnung nicht ausgeführt werden kann. Der Text ist der, den du auf dem Bildschirm siehst.
| Meldung | Warum sie erscheint | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| „Diese Zahlung wurde inzwischen geändert. Lade neu und versuch es erneut.“ | Jemand anderes oder der Kunde hat die Abrechnung geändert, während du sie geöffnet hattest. | Lade die Seite neu und sieh dir den neuen Status an, bevor du es wiederholst. |
| „Im aktuellen Status ist das nicht mehr möglich. Lade die Seite neu und prüfe es.“ | Die Änderung passt nicht mehr zum Status der Abrechnung, zum Beispiel den Betrag einer Abrechnung ändern, die inzwischen bezahlt wurde. | Lade die Seite neu und prüfe den Status. |
| „Diese Aktion ist in diesem Zustand nicht mehr möglich.“ | Eine Abrechnung als bezahlt markieren oder an sie erinnern, die nicht mehr Zu zahlen oder Überfällig ist, eine Anfrage bestätigen oder ablehnen, die nicht mehr Zu bestätigen ist, oder einem Kunden eine Erinnerung senden, der nicht mehr aktiv ist. | Lade die Seite neu. Über eine Abrechnung mit Zu bestätigen entscheidest du unter Anfrage prüfen. |
| „Die Beträge einer Online-Zahlung kommen von Stripe und können nicht manuell bearbeitet werden.“ | Du hast versucht, eine online bezahlte Abrechnung als bezahlt zu markieren oder ihren Betrag, das Datum, die Methode, die Beschreibung oder den Status zu ändern, zum Beispiel weil der Kunde bezahlt hat, während du das Fenster offen hattest. | Die Abrechnung bleibt so, wie Stripe sie erfasst hat. |
| „Eine online getätigte Zahlung kann nicht gelöscht werden.“ | Du hast versucht, eine online bezahlte Abrechnung zu löschen. | Die Abrechnung bleibt, wie sie ist: Von Hand lässt sie sich weder löschen noch stornieren. Um das Geld zurückzugeben, erstatte es in Stripe. |
| „Eine bezahlte Abrechnung kann nicht gelöscht werden. Ändere unter Bearbeiten den Status auf Storniert.“ | Du hast versucht, eine von Hand bezahlte Abrechnung zu löschen, zum Beispiel weil sie nach dem Laden der Liste als bezahlt markiert wurde. | Lade die Seite neu. Um sie aufzuheben, setze unter Bearbeiten den Status auf Storniert. |
| „Eine Online-Zahlung läuft gerade. Warte ein paar Minuten und versuch es erneut.“ | Der Kunde startet gerade die Online-Zahlung dieser Abrechnung oder hat sie schon abgeschlossen und Stripe bestätigt sie noch. Bei einer Multibanco-Referenz kommt die Bestätigung erst, wenn die Referenz bezahlt ist. | Warte und versuch es später erneut. Wenn Stripe bestätigt, wechselt die Abrechnung von selbst zu Bezahlt. |
| „Du hast mehr aktive Kunden, als dein Tarif erlaubt. Wähle, welche du behältst, oder führe ein Upgrade deines Tarifs durch.“ | Das Konto ist eingefroren: Du hast mehr aktive Kunden, als dein MyFitnessClient-Tarif erlaubt, und alle Änderungen unter Zahlungen sind gesperrt. | Wähle, welche Kunden aktiv bleiben, oder wechsle den Tarif. |
| „Diese Abrechnung existiert nicht mehr. Die Liste wurde aktualisiert.“ | Du hast eine Abrechnung geöffnet, die inzwischen gelöscht wurde. | Nichts zu tun: Die Liste zeigt schon den aktuellen Stand. |
| „Dein Konto wird geschlossen: Du kannst keine Zahlungen mehr anlegen und keine Pläne mehr vergeben.“ | Du hast versucht, eine Abrechnung anzulegen oder einen Plan zu vergeben, während die Kontoschließung vorgemerkt ist. | Um wieder abzurechnen, nimm die Schließung zurück. |
Ein eingefrorenes Konto löst du in Du hast mehr aktive Kunden, als dein Tarif erlaubt. Wie du die Schließung zurücknimmst, steht in Die Kontoschließung abbrechen.
Weitere Probleme
- Ich habe eine Abrechnung versehentlich als bezahlt markiert, oder es erscheint „Diese Abrechnung gehört zu einem beendeten Plan und kann nicht wieder offen werden.“: siehe Irrtümlich markierte Zahlung rückgängig machen (zurück auf Zu zahlen).
- Der Kunde sagt, dass er schon bezahlt hat, und du willst das bestätigen oder ablehnen: siehe Das „Ich habe bezahlt“ eines Kunden bestätigen oder ablehnen.
- Die Erinnerung wurde abgelehnt: siehe Einem Kunden eine Zahlungserinnerung senden.
- Der Kunde kann nicht online bezahlen: siehe Zahlungsprobleme lösen.
- Stripe zeigt In Prüfung, Aktion erforderlich oder Verifizierung ausstehend: siehe Stripe verbinden, um Online-Zahlungen von Kunden zu empfangen.
- Ich kann die Währung oder das Land nicht ändern: siehe Land und Währung wählen, in der du abrechnest.
Wenn das Problem bleibt
Schreib dem MyFitnessClient-Support, wie in Den Support kontaktieren und eine Anfrage erstellen erklärt, und sende:
- den Namen des Kunden;
- das Fälligkeitsdatum und den Betrag der Abrechnung;
- die genaue Meldung, falls eine erschienen ist;
- einen Screenshot der Abrechnung in der Liste Abrechnungen.