Antes de começar
- Só o dono da equipe cria cobranças. No workspace de uma equipe, os membros não veem Nova cobrança, qualquer que seja a permissão deles em Pagamentos.
- Uma cobrança avulsa é um valor que você cobra uma vez, como uma sessão extra ou um ajuste. Para cobrar todo mês ou vender um pack, dê um plano ao aluno: veja Dar um plano de mensalidade ou um pack a um aluno.
- O aluno precisa estar ativo ou agendado. Um aluno agendado, com o acesso começando em um dia futuro, aparece com a etiqueta Agendado, para você pedir o primeiro pagamento antes do início. Um aluno arquivado, com o acesso encerrado ou que terminou o acompanhamento com você não aparece para escolher.
- A cobrança fica na moeda do seu workspace, a mesma de todas as suas cobranças: veja Escolher o país e a moeda em que você cobra.
Tutorial interativo
Abre na app e precisa de sessão iniciada.
Passos
Para criar uma cobrança avulsa:
- No menu lateral, na seção Gestão, selecione Pagamentos 1.
- Na linha das abas, selecione Nova cobrança. Em uma tela estreita, como a do celular, o botão 1 fica embaixo das abas, ocupando toda a largura.
- Na janela Selecionar aluno..., selecione o aluno 1. Para encontrá-lo, digite na busca parte do nome, do apelido ou do e-mail. A janela Nova cobrança abre, com o aluno no topo.
- Em Valor 1, digite o valor a cobrar, por exemplo 45 ou 1200,50.
- Em Vencimento 2, escolha o dia até o qual o aluno deve pagar. O campo vem com a data de hoje.
- Opcional: em Modalidade 3, escolha Individual, Duo ou Pequeno grupo. Vem com Individual.
- Opcional: em Descrição 4, digite o que você está cobrando, por exemplo “Sessão extra”. O aluno vê esse texto.
- Opcional: em Notas internas, digite uma nota para você. O aluno não a vê.
- Selecione Criar cobrança 5.
Aparece “Pagamento criado” e a janela fecha. A cobrança entra na aba Cobranças com o status A pagar e o tipo Avulso, e os totais do topo são atualizados. Se você escolheu um vencimento que já passou, a cobrança aparece na hora como Em atraso e conta para o número vermelho de Pagamentos.
O aluno recebe na hora o aviso da cobrança, com o valor e o vencimento: no sino do app e, conforme as preferências de notificações dele, por push e por e-mail. Se o vencimento já passou, o push e o e-mail dizem que a cobrança está em atraso. Na lista de pagamentos dele, a cobrança aparece com o texto que você digitou em Descrição.
Se você fechar a janela depois de digitar o valor, a descrição ou as notas, ou de mudar a modalidade, aparece “Salvar antes de sair?”: Descartar fecha sem criar a cobrança e Salvar e sair cria a cobrança. Sem um valor válido, Salvar e sair fica desativado.
Na ficha do aluno
Você também pode criar a cobrança dentro da ficha do aluno: na aba Pagamentos, na seção Histórico, selecione Nova cobrança. O aluno já vem escolhido, por isso a janela abre direto, sem a linha do aluno, e você preenche os mesmos campos. Se o acompanhamento do aluno estiver encerrado, no lugar do botão aparece “O acompanhamento deste aluno está encerrado. Reative-o para fazer alterações.”
Campos e limites
O que cada campo da janela Nova cobrança aceita:
| Campo | Obrigatório | O que aceita |
|---|---|---|
| Valor | Sim | Um valor maior que 0, na moeda do workspace, sem separador de milhar. Em euros, vai de 0,01 € a 999.999,99 €; em outras moedas, o máximo depende da moeda. Em uma moeda sem centavos, como o iene, só aceita valores inteiros. |
| Vencimento | Sim | Qualquer dia, e vem com a data de hoje. Um dia que já passou deixa a cobrança Em atraso. |
| Modalidade | Não | Individual, Duo ou Pequeno grupo, e vem com Individual. Serve para você separar as cobranças pelo formato da sessão. O aluno não a vê. |
| Descrição | Não | Até 255 caracteres. O aluno a vê como o nome da cobrança, no site e no app. |
| Notas internas | Não | Até 2000 caracteres. O aluno não as vê. |
Problemas comuns
“Insira um valor maior que 0”
O campo Valor está vazio ou em 0. Aparece também “Preencha os campos obrigatórios: Valor” e o cursor vai para o campo. Digite um valor maior que 0 e selecione Criar cobrança de novo.
“Digite o valor sem separador de milhar, por exemplo 1200,50.”
O valor tem um ponto separando os milhares, como 1.200, ou mais casas decimais do que a moeda usa. Digite o valor só com a vírgula das casas decimais, por exemplo 1200,50. Em uma moeda sem centavos, o valor precisa ser inteiro e a mensagem dá o exemplo 1200.
Não vejo Nova cobrança ou o aluno não aparece
Se você está trabalhando no workspace de outro profissional, como membro da equipe, o botão não aparece: só o dono da equipe cria cobranças. Se o aluno não aparece na janela Selecionar aluno..., ele está arquivado, o acesso dele terminou ou ele terminou o acompanhamento: só depois que ele voltar a estar ativo ou agendado você pode criar uma cobrança para ele.
A cobrança é recusada ao selecionar Criar cobrança
A janela continua aberta e aparece uma destas mensagens:
- “Você tem mais clientes ativos do que seu plano permite. Escolha quais manter ou faça upgrade do plano.”: o workspace está congelado e não aceita alterações. Veja Você tem mais clientes ativos do que seu plano permite.
- “Sua conta está sendo encerrada: você não pode mais criar cobranças nem atribuir planos.”: você pediu o encerramento da conta. Veja Desistir do encerramento da conta.
- “Dados inválidos. Verifique os campos.”: o valor passa do máximo, que em euros é 999.999,99 €. Digite um valor menor.
Se não resolveu, entre em contato com o suporte com o nome do aluno, o valor e a mensagem exata que apareceu.
Perguntas
Como cobro o mesmo valor todo mês?
Com um plano de mensalidade, que você dá ao aluno na aba Alunos de Pagamentos, e não com uma cobrança avulsa. Veja Dar um plano de mensalidade ou um pack a um aluno.
Posso criar a cobrança já paga?
Não. A cobrança sempre nasce como A pagar. Se o aluno já pagou você, crie a cobrança e depois marque-a como paga: veja Marcar uma cobrança como paga.
Uma cobrança avulsa em atraso limita o acesso do aluno ao app?
Não. Só as cobranças de planos e de mensalidades contam para o que acontece quando um aluno não paga. Veja Escolher o que acontece quando um aluno não paga.
Posso criar cobranças para vários alunos de uma vez?
Não. Cada cobrança é de um aluno: repita os passos para cada um.
Posso corrigir a cobrança depois de criá-la?
Sim. O valor, o vencimento, a descrição, a modalidade e as notas são alterados em Editar, no menu da cobrança. Veja Editar uma cobrança: valor, vencimento, status e notas.