No topo da página Pagamentos, quatro cartões resumem o dinheiro dos teus alunos. Na lista do separador Cobranças, cada cobrança tem um estado, que diz em que ponto está o pagamento, e um tipo, que diz de onde vem. Um número vermelho conta as cobranças que esperam por ti. Juntos, dizem-te quanto recebeste, quanto está em atraso e o que tratar primeiro, sem abrires cada cobrança.
No workspace de uma equipa, um membro precisa da permissão Ver de Pagamentos para abrir a página e para ver o número vermelho.
Os quatro totais do topo
Os cartões ficam no topo de todos os separadores da página, por esta ordem.
| Cartão | O que mostra | A linha por baixo |
|---|---|---|
| Receita líquida | O que já recebeste desde sempre, e não só este mês. Uma cobrança paga à mão conta pelo valor da cobrança; uma paga online conta pelo que ficou depois das taxas da Stripe, dos reembolsos e das disputas. O que as subscrições automáticas cobram e as vendas de cursos ficam fora deste total. | Bruto, o mesmo dinheiro antes das taxas e dos reembolsos. |
| Em Atraso | A soma das cobranças com o vencimento passado que ainda não foram pagas. O valor fica a vermelho quando há pelo menos uma. Ficam de fora as cobranças A confirmar, mesmo vencidas, e as linhas em atraso das subscrições automáticas, cujo pagamento falhou. | Quantas cobranças estão em atraso, por exemplo «2 em atraso». |
| Recorrente | O valor mensal dos planos que se repetem: as mensalidades à mão ativas e não pausadas, mais as subscrições automáticas ativas, à espera da primeira cobrança ou com um pagamento falhado. Um plano com outro ciclo, semanal ou anual por exemplo, conta pelo equivalente a um mês, e uma mensalidade à mão que passou a pagamento automático conta uma só vez. Selecionar o cartão abre o separador Alunos. | Quantos planos entram na soma, por exemplo «4 planos · total mensal», ou Sem planos ativos. Diz Valor incompleto quando não foi possível ler todas as subscrições automáticas: o valor pode estar a menos. |
| O mês atual, por extenso, por exemplo «outubro» | O que recebeste este mês, contado como a Receita líquida, pelo dia em que foi pago. | «+120,00 € esperado», com o valor das cobranças em aberto que vencem este mês. Se não há nenhuma, «este mês». As subscrições automáticas já estão dentro do valor do mês. |
Como os totais se comportam
- Estão sempre na moeda do teu workspace, a mesma de todas as cobranças.
- Atualizam-se sozinhos depois de cada mudança que fazes na página, como criar uma cobrança, marcá-la como paga ou apagá-la.
- Um valor que não se conseguiu ler nunca aparece como 0. Se os totais não carregam, a Receita líquida, o Em Atraso e o cartão do mês mostram «-» com Valor indisponível por baixo, e aparece «Não foi possível carregar os totais.» com o botão Tentar novamente. O cartão Recorrente é lido à parte e mostra «-» quando não consegue ler as mensalidades à mão.
- Se és membro de uma equipa e só trabalhas com os alunos que te foram atribuídos, a Receita líquida, o Em Atraso, o Recorrente, o cartão do mês e o número vermelho contam só esses alunos.
- Se ligaste Ocultar valores monetários nas definições da tua conta, os valores aparecem desfocados. Seleciona um valor para o veres; volta a selecioná-lo, ou recarrega a página, para o ocultar outra vez.
O número vermelho das cobranças por tratar
O número vermelho conta as cobranças que esperam por uma ação tua: as Em atraso e as A confirmar, em que o aluno diz que já pagou e falta confirmares. Aparece no item Pagamentos do menu lateral e no separador Cobranças, sempre com o mesmo número, e não aparece quando não há nenhuma.
- Não contam as cobranças Por pagar que ainda não venceram, nem as linhas Em atraso das subscrições automáticas, que não têm ações na lista, nem as vendas de cursos.
- Sobe quando uma cobrança passa do vencimento sem ser paga e quando um aluno marca como paga uma cobrança que ainda não tinha vencido. Se ela já estava em atraso, o número não muda: continua a contar, agora como A confirmar. Quando um aluno marca uma cobrança como paga, quem pode confirmar o pagamento recebe o aviso «Pagamento por confirmar».
- Desce quando marcas a cobrança como paga, confirmas o pagamento, cancelas a cobrança ou a apagas. Se rejeitares o pedido do aluno, a cobrança volta a Por pagar e sai do número; se já tinha vencido, volta a Em atraso e continua a contar.
- Se a leitura do número falhar, fica o número que estava, e não zero.
Por defeito, a lista de Cobranças mostra primeiro as cobranças em atraso, da mais antiga para a mais recente, e a seguir as a confirmar. Para veres só as que o número conta, em Filtros > Estado, escolhe Por tratar. Para as resolveres, vê Marcar uma cobrança como paga e Confirmar ou rejeitar o «já paguei» de um cliente.
O número ao lado do separador Alunos é outro: conta os alunos em atraso, e não as cobranças.
Estados de uma cobrança
O estado aparece num selo na coluna Estado da lista e, num ecrã estreito como o do telemóvel, no cartão de cada cobrança.
| Estado | O que quer dizer |
|---|---|
| Por pagar | Em aberto e dentro do prazo, até ao dia do vencimento inclusive. Selo âmbar. |
| Em atraso | O vencimento passou e a cobrança não foi paga. Ninguém precisa de mudar o estado: no dia a seguir ao vencimento, uma cobrança por pagar passa a aparecer assim. Selo vermelho e valor a vermelho. |
| A confirmar | O aluno marcou a cobrança como paga e falta confirmares ou rejeitares. Selo âmbar. |
| Pago | Paga à mão ou online. A lista mostra também como foi paga, por exemplo «MB Way» ou «Online». Selo verde. |
| Cancelado | Anulada: já não conta como por pagar e não entra nos totais. Fica na lista, com o valor riscado. Selo cinzento. |
| Reembolsado | Um pagamento online devolvido por inteiro ao aluno. Com um reembolso parcial, a cobrança continua Pago. Valor riscado e selo cinzento. |
| Por devolver | Uma cobrança de um pacote para entrar que registaste como paga à mão, quando o pedido do aluno terminou sem ele entrar: recusaste ou bloqueaste o pedido, ele cancelou-o ou começou com outro profissional. Como o pagamento não passou pela Stripe, a MyFitnessClient não o consegue devolver: o dinheiro tem de ser devolvido por ti. Selo vermelho no lugar de Pago. |
No lado do aluno, Por pagar aparece como «Pendente» e A confirmar como «Aguarda confirmação».
Enquanto uma cobrança está A confirmar, a regra Se não pagar continua a tratá-la como por pagar: se o aluno ficou limitado por falta de pagamento, só deixa de estar quando confirmares. Vê Escolher o que acontece quando um cliente não paga.
Uma cobrança paga online não tem Editar: os valores vêm da Stripe e não se mudam à mão. Para os reembolsos e as disputas, vê Reembolsos e disputas dos pagamentos online. Para os convites em que o aluno paga um pacote para entrar, vê Pedir o pagamento de um pacote antes de o cliente entrar.
Quem muda o estado, e como
- Por pagar ou Em atraso passa a Pago com Marcar pago, no menu da cobrança: o dono ou um membro com a permissão Marcar pagos e atribuir pacotes.
- Só o aluno põe uma cobrança A confirmar, quando a marca como paga. Enquanto não decides, ele pode desmarcá-la e ela volta a Por pagar, ou a Em atraso se já venceu.
- A confirmar passa a Pago, ou volta a Por pagar (a Em atraso, se já venceu), com Rever pedido, quando confirmas ou rejeitas: o dono ou um membro com a mesma permissão.
- Uma cobrança por pagar, em atraso ou a confirmar passa a Cancelado com Cancelar cobrança, só pelo dono.
- Em Editar > Estado, só o dono passa uma cobrança por pagar ou em atraso a Pago ou Cancelado, e uma paga à mão de volta a Por pagar, quando é possível, ou a Cancelado. Vê Desfazer um pagamento marcado por engano (voltar a Por pagar).
- Uma cobrança cancelada já não muda de estado.
Tipos de cobrança
O tipo diz de onde vem a cobrança. Aparece num selo com cor e ícone próprios ao lado do nome do aluno (num ecrã estreito, ao lado do selo do estado), e o filtro Tipo usa os mesmos nomes.
| Tipo | Cor | De onde vem |
|---|---|---|
| Avulso | Ciano | Uma cobrança que criaste com Nova cobrança, para um valor que cobras uma vez. |
| Mensalidade | Violeta | Uma cobrança de um plano que se repete: cada ciclo de uma mensalidade à mão e cada pagamento de uma subscrição automática, incluindo o primeiro pagamento de um plano mensal. A linha Em atraso de uma subscrição automática cujo pagamento falhou também é deste tipo. |
| Pack | Azul-claro | A cobrança de um plano de pagamento único, com dias de acesso. |
| Curso | Rosa | A compra de um curso ou um pagamento da subscrição de um curso. É só para consulta: não tem ações, e selecionar a linha abre o recibo, quando existe. |
Por baixo do nome do aluno, a lista diz o que foi cobrado e acaba em «automático», quando o pagamento é online, ou em «à mão», nos outros casos. As cores dos tipos nunca são as dos estados, e as mesmas cores marcam as mensalidades e os packs no separador Planos e no cartão do plano do aluno.
Para dar uma mensalidade ou um pack a um aluno, vê Dar um plano de mensalidade ou um pack a um cliente. Se a cobrança de uma mensalidade não apareceu no dia esperado, vê Problemas comuns com as cobranças e como os resolver.
Perguntas
Porque é que uma cobrança aparece Em atraso se ninguém lhe mexeu?
Porque o estado Em atraso é calculado a partir do vencimento: no dia a seguir, uma cobrança que continua por pagar passa a aparecer assim. Para dar mais tempo ao aluno, o dono da equipa muda o vencimento em Editar: vê Editar uma cobrança: valor, vencimento, estado e notas.
Porque é que o número vermelho e o total Em Atraso não batem certo?
Medem coisas diferentes. O número vermelho conta cobranças em atraso e a confirmar; o total Em Atraso soma só o valor das que estão em atraso, sem as a confirmar. Nenhum dos dois conta as linhas em atraso das subscrições automáticas, que a lista mostra quando o pagamento automático falha.
Posso tirar a marca Por devolver?
Sim, se és o dono da equipa. Primeiro, devolve o dinheiro ao aluno pelo meio que preferires. Depois, no menu da cobrança, seleciona Editar, escolhe Cancelado em Estado e guarda. A marca desaparece e a cobrança sai da Receita líquida.
A Receita líquida é só deste mês?
Não. É tudo o que recebeste desde sempre. O que recebeste este mês está no quarto cartão, com o nome do mês.