Editar uma cobrança: valor, vencimento, estado e notas

Passos

Para editar uma cobrança:

1. No menu lateral, na secção Gestão, seleciona Pagamentos. A página abre no separador Cobranças.
2. Na linha da cobrança, seleciona ⋮ ou faz clique direito sobre a linha e escolhe Editar. Abre a janela Editar Pagamento numa cobrança avulsa, ou Editar cobrança numa mensalidade ou num pack.
3. Opcional: para mudar o estado da cobrança, em Estado 1, escolhe Por pagar 3, Pago 2 ou Cancelado 4. Os campos da janela mudam com o estado que escolhes.

   

4. Corrige os campos que a janela mostra, por exemplo o Valor e o Vencimento de uma cobrança por pagar, ou Pago a 2 e Como foi pago 3 de uma cobrança paga.
5. Seleciona Guardar 4.

Aparece «Pagamento atualizado», a janela fecha e a lista atualiza-se. O aluno passa a ver a cobrança com o novo valor, vencimento ou descrição. Se não mudaste nada, Guardar só fecha a janela.

Se fechares a janela com alterações por gravar, incluindo só uma mudança de Estado, aparece «Guardar antes de sair?»: Descartar fecha sem gravar e Guardar e sair grava.

Também abres o Editar nos detalhes de uma cobrança paga ou cancelada, que se abrem ao selecionar a linha dela, e na ficha do aluno: no separador Pagamentos, a secção Histórico é a mesma lista, só com as cobranças desse aluno.

O que cada estado deixa mudar

Os campos da janela dependem do estado escolhido em Estado e do tipo de cobrança:

• Uma cobrança em atraso aparece em Estado como Por pagar: o atraso vem do vencimento.
• Numa cobrança paga, Por pagar desfaz o pagamento. Não aparece quando a cobrança é de um plano cancelado: vê Desfazer um pagamento marcado por engano (voltar a Por pagar).
• Numa mensalidade ou num pack, a janela mostra um resumo com o tipo, o estado e a descrição da cobrança, e a frase «Só muda esta cobrança. As próximas seguem o plano.» (num pack, «Só muda esta cobrança.»). A descrição vem do plano e não se edita, e não há Modalidade. Para mudar o plano em si, seleciona Editar plano: abre os pagamentos do aluno, com o plano dele.
• Numa cobrança que não está paga, o ícone do lixo, ao lado de Cancelar, apaga-a depois de confirmares: vê Cancelar ou apagar cobranças, uma a uma ou em lote.

Passar uma cobrança por pagar a paga

Em Estado, escolhe Pago. O Valor e o Vencimento saem da janela e aparecem Pago a, com o dia de hoje, e Como foi pago, com Transferência, Dinheiro, Cartão e Outro, e ainda MB Way e Multibanco se o teu workspace for de Portugal. O calendário de Pago a não passa de hoje.

Se faltar o método ou o dia, a janela mostra os dois erros de uma vez: «Escolhe um método de pagamento.» por baixo de Como foi pago e «Escolhe a data do pagamento.» por baixo de Pago a. Um dia futuro dá «A data não pode ser futura.»

Ao gravar, a cobrança fica paga como em Marcar como pago: o aluno recebe o aviso «Pagamento confirmado» e, numa mensalidade, o plano passa ao ciclo seguinte. Vê Marcar uma cobrança como paga.

• O que escreveste em Valor ou Vencimento antes de escolheres Pago não é gravado: a cobrança fica paga com o valor e o vencimento que tinha. Para mudar o valor, grava primeiro com Por pagar e só depois marca a cobrança como paga.
• A descrição, a modalidade e as notas gravam-se antes do pagamento. Se o pagamento for recusado, a janela fica aberta com o erro, essas alterações já ficaram gravadas e a cobrança continua por pagar.
• O servidor conta o dia de hoje no fuso horário da tua conta. Perto da meia-noite, o dia do teu computador pode ainda não ter chegado a esse fuso: aparece «A data não pode ser futura.» por baixo de Pago a, e resolves escolhendo o dia anterior.

Corrigir o dia ou o método de uma cobrança paga

Abre Editar numa cobrança paga. O Estado mostra Pago, Pago a traz o dia gravado e Como foi pago o método. Muda o que estiver errado e seleciona Guardar. O aluno não recebe nenhum aviso.

Num pack, os dias de acesso passam a contar do dia corrigido. A exceção é um pack cujos dias não começaram no dia do pagamento, por exemplo porque ficou em fila depois de outro plano: esse fica como estava.

Cancelar uma cobrança, mesmo já paga

Em Estado, escolhe Cancelado e seleciona Guardar. A cobrança fica Cancelado na lista e o aluno não recebe nenhum aviso. Por baixo do campo, a janela diz o que muda:

• Numa cobrança paga: «Sai das contas recebidas.» Se a cobrança é de um plano cuja regra Se não pagar corta ou limita o acesso, junta «Sem este pagamento, perde o acesso à app.» ou «Sem este pagamento, passa a só ver o que tem.»
• Numa cobrança por pagar: «Fica marcada como cancelada e deixa de contar como por pagar.» É o mesmo que Cancelar cobrança no menu ⋮: vê Cancelar ou apagar cobranças, uma a uma ou em lote.

Mudar o vencimento

O Vencimento só aparece com o estado Por pagar, incluindo nas cobranças em atraso e nas A confirmar. O calendário aceita qualquer dia, sem limite para trás nem para a frente: um dia já passado põe uma cobrança por pagar Em atraso na lista. Numa cobrança do plano do aluno, o vencimento é também o que conta para o que acontece quando ele não paga: vê Escolher o que acontece quando um cliente não paga.

Numa cobrança de mensalidade:

• A descrição gerada acompanha o novo vencimento: diz o mês num plano por meses ou anos, e o dia num plano por semanas ou dias.
• Duas cobranças do mesmo plano não podem vencer no mesmo dia, mesmo que a outra esteja paga ou cancelada. Se escolheres um dia ocupado, a janela fica aberta com «Este plano já tem uma cobrança com este vencimento. Escolhe outra data.»
• Se a cobrança é a do ciclo em curso de um plano ativo, o plano acompanha a mudança. Num plano com ciclo em semanas ou dias, a cobrança seguinte conta a partir do novo vencimento.
• Exemplo num plano mensal que cobra ao dia 1, com a cobrança de 1 de agosto em aberto: passá-la para 5 de agosto deixa a seguinte a 1 de setembro. Passá-la para 3 de setembro deixa a seguinte a 1 de outubro numa mensalidade dada com Dar plano; numa cobrança da secção Extras da ficha do aluno, o plano passa a cobrar ao dia 3 e a seguinte fica a 3 de outubro.

O que a janela grava

• Só o que mudaste. Mudar só as Notas internas não mexe em nada do que o aluno vê nem num pagamento online que ele tenha começado.
• Se o aluno começou a pagar a cobrança online e não acabou, mudar o valor, o vencimento, a descrição ou o estado anula esse pagamento, e ele tem de o começar outra vez.
• Descrição: até 255 carateres. O aluno vê-a como o nome da cobrança.
• Notas internas: até 2000 carateres. O aluno não as vê.
• Valor: maior do que 0, com os limites de uma cobrança nova (vê Criar uma cobrança avulsa a um cliente). Com o campo vazio ou a 0, Guardar não grava.

Problemas comuns

«O estado deste pagamento mudou entretanto. Recarrega e tenta outra vez.»

A cobrança mudou no mesmo momento em que gravavas: outra alteração, ou um pagamento online do aluno, chegou primeiro. Fecha a janela, recarrega a página e volta a abrir Editar.

Se a cobrança mudou de estado depois de abrires a janela, por exemplo porque um membro da equipa a marcou como paga, mudar o valor dá «Isto já não é possível no estado atual. Recarrega a página e confirma.» e escolher Pago dá «Esta ação já não é possível neste estado.» Resolve-se da mesma forma.

«Há um pagamento online a decorrer. Espera uns minutos e tenta outra vez.»

O aluno já concluiu o pagamento online desta cobrança e a confirmação ainda não chegou, ou não foi possível verificar esse pagamento na Stripe. Espera uns minutos e volta a abrir a lista. Se o pagamento chegar, a cobrança fica paga online e deixa de ter Editar; gravar com a janela ainda aberta uma alteração que não seja só das notas ou da modalidade dá «Os valores de um pagamento online vêm do Stripe e não podem ser editados à mão.»

«Este plano já tem uma cobrança com este vencimento. Escolhe outra data.»

O novo vencimento já é o dia de outra cobrança do mesmo plano, paga, cancelada ou por pagar. Escolhe outro dia e seleciona Guardar.

A opção Por pagar não aparece em Estado

A cobrança paga é de um plano cancelado, ou é a única paga de uma mensalidade parada: pô-la por pagar cancelava o plano. Se isto mudou depois de a lista carregar, a gravação dá «Esta cobrança é de um plano que já terminou e não pode voltar a ficar por pagar.» Com Por pagar escolhido, a gravação também é recusada com «Este aluno já tem um plano por pagar.» quando o aluno já tem outro plano à espera de pagamento. Vê Desfazer um pagamento marcado por engano (voltar a Por pagar).

Para outros problemas, vê Problemas comuns com as cobranças e como os resolver. Se não resolveu, contacta o suporte com o nome do aluno, o vencimento da cobrança e a mensagem exata que apareceu.

Perguntas

Posso mudar o valor de uma cobrança paga?

Não diretamente: o valor fica bloqueado. Em Estado, escolhe Por pagar: o Valor e o Vencimento voltam a ser editáveis e gravam-se na mesma vez. Depois, marca a cobrança como paga outra vez. Vê Desfazer um pagamento marcado por engano (voltar a Por pagar).

Mudar o valor aqui muda o preço do plano?

Não. Numa mensalidade ou num pack, o Editar muda só esta cobrança. Para as próximas, vê Mudar o plano de um cliente ou Mudar o preço de um plano para novos ou para todos os clientes.

Posso mudar a descrição de uma mensalidade?

Não. Numa mensalidade ou num pack, a descrição vem do plano. Só as cobranças avulsas têm o campo Descrição.

O aluno é avisado quando edito uma cobrança?

Só quando a passas a Pago: recebe «Pagamento confirmado». Nas outras mudanças não recebe aviso, mas vê a cobrança atualizada nos pagamentos dele.