Antes de começar
- Só o dono da equipa cancela e apaga cobranças. No workspace de uma equipa, os membros não veem Cancelar cobrança, Apagar nem Selecionar, seja qual for a permissão que têm.
- Estas ações existem só nas cobranças que a lista mostra «à mão», debaixo do nome do aluno, as que uma mensalidade cria incluídas. Uma cobrança paga online, as faturas das subscrições automáticas e as vendas de cursos não se cancelam nem se apagam aqui. A exceção é uma cobrança online cuja disputa perdeste: volta a ficar por pagar e tem Cancelar cobrança, que a fecha (vê Reembolsos e disputas dos pagamentos online).
- Cancelar cobrança aparece nas cobranças Por pagar, Em atraso e A confirmar. Apagar aparece em todas as que não estão pagas, as canceladas incluídas.
- Cancela quando queres guardar o registo, por exemplo de uma sessão que o aluno desmarcou. Apaga quando a cobrança nunca devia ter existido, por exemplo uma criada em duplicado. Apagar não se desfaz.
- Uma cobrança já paga à mão não se apaga. Para a anular, usa Editar e muda o Estado para Cancelado: vê Editar uma cobrança: valor, vencimento, estado e notas. Se a marcaste como paga por engano, vê Desfazer um pagamento marcado por engano (voltar a Por pagar).
- Para encontrar a cobrança numa lista longa, vê Pesquisar, filtrar e abrir as cobranças dos clientes.
Passos
Para cancelar ou apagar uma cobrança:
- No menu lateral, em Gestão, seleciona Pagamentos. A página abre no separador Cobranças.
- Na linha da cobrança, seleciona ⋮ 1 no fim da linha, ou faz clique direito sobre ela.
- Escolhe Cancelar cobrança 2 para a manteres no histórico com o estado Cancelado, ou Apagar 3 para a removeres de vez. Abre uma janela de confirmação.
- Confirma com o botão da mesma ação: Cancelar cobrança na janela «Cancelar esta cobrança?», ou Apagar na janela «Apagar esta cobrança?».
Ao cancelar, aparece «Cobrança cancelada» e a cobrança fica na lista com o estado Cancelado e o valor riscado. Ao apagar, aparece «Cobrança apagada» e a cobrança sai da lista. Nos dois casos, os totais do topo e o número vermelho de Pagamentos atualizam-se. Nas duas janelas de confirmação, Cancelar fecha a janela sem mudar nada.
Também apagas a partir da janela de edição: numa cobrança que não está paga, o ícone do lixo, no rodapé da janela que Editar abre, leva à mesma confirmação. Numa cobrança Por pagar ou Em atraso, também cancelas nessa janela, mudando o Estado para Cancelado.
No telemóvel
Cada cobrança é um cartão com o seu ⋮ e não há clique direito. Numa cobrança que se pode apagar, deslizar o cartão para o lado mostra um botão vermelho com o ícone do lixo, que leva à mesma confirmação de Apagar.
Na ficha do aluno
Na ficha do aluno, no separador Pagamentos, a lista Histórico tem o mesmo ⋮, o mesmo clique direito e o mesmo Selecionar, só com as cobranças desse aluno.
O que muda ao cancelar ou apagar
As duas ações tiram a cobrança do que o aluno te deve, mas não deixam o mesmo rasto:
| Caso | Cancelar cobrança | Apagar |
|---|---|---|
| Na tua lista | Fica no histórico com o estado Cancelado e já não muda de estado. | Desaparece e não se recupera. |
| Na lista do aluno | O aluno continua a ver a cobrança na lista de pagamentos dele, como cancelada. | O aluno deixa de ver a cobrança. |
| Avisos ao aluno | Não recebe nenhum aviso novo. O aviso que tinha dessa cobrança no sino fica marcado como lido. | |
| O que o aluno deve | A cobrança deixa de contar como dívida, também para as limitações por pagamento em atraso. | |
| Cobrança de uma mensalidade | A mensalidade continua e segue para o ciclo seguinte. A cobrança deste ciclo não volta a ser criada. | |
| Cobrança de um pack | O pack fica cancelado e o acesso do aluno passa a ser calculado sem ele. | |
| O aluno tinha aberto o pagamento online desta cobrança e não o concluiu | Esse pagamento online é fechado antes, para o aluno não pagar uma cobrança que já não deve. | |
Para acabar com o plano do aluno, e não só com uma cobrança, vê Cancelar o plano de um cliente.
Apagar várias cobranças de uma vez
Só o dono da equipa tem este modo, na lista Cobranças e no Histórico da ficha do aluno.
Seleciona Selecionar, por cima da lista, na linha do número de cobranças. Aparece uma caixa em cada linha: marca as cobranças que queres apagar. No telemóvel, manter o dedo numa cobrança também abre este modo. No lugar do número de cobranças aparece Selecionar todos os N (N é o número de cobranças da lista), que marca todas as cobranças que a lista mostra, também as das outras páginas, até 5000.
Na barra que aparece no fundo do ecrã, com o número de cobranças selecionadas, seleciona Eliminar. O botão chama-se assim, mas faz o mesmo que Apagar. A janela «Apagar cobranças?» («Apagar esta cobrança?», com uma só) diz quantas vais apagar e, se entre as escolhidas há cobranças que não se podem apagar (pagas, de subscrições ou de cursos), quantas ficam como estão. Confirma com Apagar.
No fim, aparece quantas foram apagadas, por exemplo «5 cobranças apagadas» («Cobrança apagada», com uma só), ou «3 de 5 cobranças apagadas» se alguma falhou. A seleção fecha e a lista volta à primeira página. Se nenhuma das escolhidas se pode apagar, aparece «Nenhuma das cobranças escolhidas se pode apagar.» e a janela não abre. Para sair do modo de seleção sem apagar, seleciona Cancelar, no lugar onde estava Selecionar.
Problemas comuns
Não vejo Cancelar cobrança nem Apagar no menu
O menu de cada cobrança só mostra o que ela e o teu papel permitem:
- És membro da equipa, não o dono: só o dono da equipa cancela e apaga.
- A cobrança foi paga online, ou é uma fatura de subscrição ou uma venda de curso: não tem estas ações.
- A cobrança foi paga à mão: não tem Cancelar cobrança nem Apagar. Anula-a em Editar, no campo Estado.
- A cobrança já está cancelada: só tem Editar e Apagar.
«Há um pagamento online a decorrer. Espera uns minutos e tenta outra vez.»
O aluno está a pagar esta cobrança online e o pagamento ainda não terminou. Espera uns minutos e recarrega a página: se o pagamento se concluir, a cobrança passa a Pago sozinha.
«O estado deste pagamento mudou entretanto. Recarrega e tenta outra vez.»
A cobrança mudou no mesmo instante em que a cancelavas ou apagavas, por exemplo porque o aluno a estava a pagar. Recarrega a página, vê o estado da cobrança e repete a ação se ainda fizer sentido.
Aparece outra mensagem
Nada fica cancelado nem apagado. As mais comuns:
- «Um pagamento feito online não pode ser apagado.»: o aluno pagou a cobrança online depois de a lista carregar. Recarrega a página: a cobrança está Pago e também não se cancela. Para devolver o dinheiro, vê Reembolsos e disputas dos pagamentos online.
- «Os valores de um pagamento online vêm do Stripe e não podem ser editados à mão.» ao cancelar: o aluno pagou a cobrança online depois de a lista carregar. Recarrega a página: a cobrança está Pago e já não se cancela.
- «Uma cobrança paga não pode ser apagada. Em Editar, muda o estado para Cancelado.»: a cobrança foi marcada como paga à mão depois de a lista carregar. Recarrega a página: para a anular, usa Editar e muda o Estado para Cancelado.
- «Tens mais clientes ativos do que o teu plano permite. Escolhe quais manter ou faz upgrade do plano.»: o workspace está congelado e não aceita alterações. Vê Tens mais clientes ativos do que o teu plano permite.
Se não resolveu, contacta o suporte com o nome do aluno, o valor e o vencimento da cobrança e a mensagem exata que apareceu.
Perguntas
Cancelei uma cobrança por engano. Posso voltar atrás?
Não: uma cobrança cancelada já não muda de estado. Se o aluno ainda te deve esse valor, cria uma cobrança nova com Nova cobrança: vê Criar uma cobrança avulsa a um cliente.
Apagar a cobrança de uma mensalidade acaba com o plano?
Não. A mensalidade continua e segue para o ciclo seguinte. Para a acabar, cancela o plano: vê Cancelar o plano de um cliente.
Posso recuperar uma cobrança apagada?
Não. Se queres manter o registo, cancela em vez de apagar.
Como anulo uma cobrança que já está paga?
Se foi paga à mão, em Editar, muda o Estado para Cancelado: a cobrança sai das contas recebidas. Se foi paga online, não se anula aqui: vê Reembolsos e disputas dos pagamentos online.