Antes de começar
- No workspace de uma equipa, precisas da permissão Pagamentos > Marcar pagos e atribuir pacotes. Sem ela, a linha da cobrança abre só os detalhes e Marcar pago não aparece: vê «Sem permissão para aceder» e itens do menu que faltam a um membro. O dono da equipa tem sempre esta permissão.
- Só marcas à mão uma cobrança Por pagar ou Em atraso que não foi paga online. Se o aluno já disse que pagou, a cobrança está A confirmar e resolve-se em Rever pedido: vê Confirmar ou rejeitar o «já paguei» de um cliente. Um pagamento online passa a Pago sozinho, e as faturas das subscrições automáticas e as vendas de cursos não têm esta ação.
- MB Way e Multibanco só aparecem como métodos se o teu workspace é de Portugal: vê Escolher o país e a moeda em que cobras.
- Para encontrar a cobrança numa lista longa, vê Pesquisar, filtrar e abrir as cobranças dos clientes.
Passos
Para marcar uma cobrança como paga:
- No menu lateral, em Gestão, seleciona Pagamentos. A página abre no separador Cobranças.
- Seleciona a linha da cobrança Por pagar ou Em atraso. Em alternativa, seleciona ⋮ no fim da linha, ou faz clique direito sobre ela, e escolhe Marcar pago. Abre a janela Marcar como pago, com o valor e a descrição da cobrança ou o nome do plano.
- Em Como foi pago? 1, escolhe como o aluno te pagou: Transferência, Dinheiro, Cartão ou Outro. Num workspace de Portugal, a lista tem também MB Way e Multibanco.
- Em Data do pagamento 2, confirma o dia em que recebeste o dinheiro ou escolhe outro. O campo vem com o dia de hoje; se escolheres um dia futuro, volta a hoje e aparece «A data não pode ser futura.»
- Opcional: em Nota interna 3, escreve uma referência, por exemplo o número da transferência ou o nome de quem pagou. Aceita até 500 carateres e o aluno não a vê.
- Seleciona Marcar como pago 4. O botão só fica ativo depois de escolheres o método.
Aparece «Cobrança marcada como paga» e a janela fecha. A cobrança passa a Pago, com o método que escolheste, e o dia que escolheste fica nos detalhes da cobrança, em Pago a. Se a cobrança estava Em atraso, o número vermelho de Pagamentos desce.
Se fechares a janela depois de escolheres o método, mudares a data ou escreveres a nota, aparece «Guardar antes de sair?»: Descartar fecha sem marcar nada e Guardar e sair marca a cobrança como paga. Sem método escolhido, Guardar e sair não marca nada: o aviso fecha e o campo do método mostra o erro.
O que muda quando marcas pago
Além do estado da cobrança, marcar pago muda o seguinte:
| Caso | O que acontece |
|---|---|
| Qualquer cobrança | O aluno recebe o aviso «Pagamento confirmado», com o valor, no sino e, se tiver as notificações push ligadas, também numa notificação push. O aviso que tinha dessa cobrança no sino fica marcado como lido. Não recebe email. |
| Escreveste uma Nota interna | A nota substitui as Notas internas que a cobrança tinha. Se deixares o campo vazio, as notas que já lá estavam ficam. |
| Cobrança de uma mensalidade | O plano avança um ciclo. A cobrança seguinte conta a partir do vencimento desta, não do dia em que o aluno pagou: pagar tarde não muda o dia da mensalidade. |
| Cobrança de um pack | Os dias de acesso do pack contam a partir da Data do pagamento. Podem começar mais tarde, se o acesso do aluno ainda não abriu ou se ele já tem dias pagos de outro plano. |
| Plano à espera do primeiro pagamento | O plano passa a ativo. |
| Cobrança de um pedido «pagar para entrar» | O pedido é aceite e o aluno fica ligado a ti. |
| O aluno tinha aberto o pagamento online desta cobrança e não o concluiu | Esse pagamento online é fechado antes de a cobrança passar a paga, para o aluno não pagar duas vezes. |
O dia das mensalidades está explicado em Dia da cobrança de uma mensalidade à mão e fim do acesso e o pedido «pagar para entrar» em Pedir o pagamento de um pacote antes de o cliente entrar. Um pagamento marcado à mão não gera recibo: vê Recibos e faturas dos pagamentos dos clientes.
Outros sítios onde marcas pago
A mesma janela Marcar como pago abre também a partir de:
- Em Pagamentos, no separador Alunos: no ⋮ da linha do aluno, ou com clique direito sobre ela, Marcar pago marca a cobrança por pagar mais antiga do plano dele, e Marcar pago o plano a seguir marca a do plano que vem a seguir, quando já tem cobrança. Se selecionares a linha, abre um painel com o cartão do plano, com os mesmos botões que na ficha.
- Na ficha do aluno, no separador Pagamentos: o cartão do plano tem o botão Marcar pago quando o plano tem uma cobrança por pagar, e outro na linha do plano a seguir. A lista Histórico do mesmo separador funciona como a de Cobranças.
Se o aluno continuar limitado depois de marcares o pagamento, vê Problemas comuns com as cobranças e como os resolver.
Problemas comuns
«Esta ação já não é possível neste estado.»
A cobrança mudou depois de abrires a janela: outro membro da equipa marcou-a, o aluno disse que já pagou e ela passou a A confirmar, ou foi cancelada. Se a mudança aconteceu no mesmo instante em que marcaste, a mensagem é «O estado deste pagamento mudou entretanto. Recarrega e tenta outra vez.» Fecha a janela, recarrega a página e vê o estado da cobrança: uma A confirmar resolve-se em Rever pedido e uma Pago já não precisa de nada.
«Há um pagamento online a decorrer. Espera uns minutos e tenta outra vez.»
O aluno pagou esta cobrança online e a confirmação desse pagamento ainda não chegou, ou não foi possível confirmar se ele já pagou. Espera uns minutos e recarrega a página: quando o pagamento online se confirmar, a cobrança passa a Pago sozinha e não precisas de a marcar. Se o aluno pediu uma referência Multibanco no pagamento online, a mensagem repete-se até ele pagar a referência ou ela expirar.
O botão Marcar como pago não fica ativo
Ainda não escolheste o método. Em Como foi pago?, escolhe um dos métodos da lista e o botão fica ativo.
Aparece outra mensagem ao selecionar Marcar como pago
A janela fica aberta e nada fica registado. As mensagens possíveis:
- «Tens mais clientes ativos do que o teu plano permite. Escolhe quais manter ou faz upgrade do plano.»: o workspace está congelado e não aceita alterações. Vê Tens mais clientes ativos do que o teu plano permite.
- «Os valores de um pagamento online vêm do Stripe e não podem ser editados à mão.»: a cobrança foi paga online, por exemplo enquanto tinhas a janela aberta. Recarrega a página.
- «Não encontrado.»: a cobrança foi apagada depois de abrires a janela, ou deixaste de ter acesso a este aluno. Recarrega a página.
- «Dados inválidos. Verifica os campos.»: a Data do pagamento ainda é futura no fuso horário do dono da equipa, o que pode acontecer perto da meia-noite se estás noutro fuso. Escolhe o dia anterior.
- «Não tens permissão para fazer isto nesta equipa.»: a cobrança é a de um pedido «pagar para entrar» e marcá-la aceita o aluno, por isso precisas também da permissão Clientes > Criar.
- «Este aluno já tem um profissional ativo.» ou «Limite de alunos do plano atingido.»: a cobrança é a de um pedido «pagar para entrar» que não pode ser aceite, porque o aluno já está com outro profissional ou porque não tens lugares livres para mais alunos. Vê Limite de clientes do plano e lugares ocupados.
Se não resolveu, contacta o suporte com o nome do aluno, o valor da cobrança e a mensagem exata que apareceu.
Perguntas
Posso marcar o pagamento com um dia antigo?
Sim, qualquer dia até hoje. Numa mensalidade, o dia que escolhes não muda a data da cobrança seguinte. Num pack, os dias de acesso contam a partir desse dia, por isso um dia antigo pode encurtar o que resta do pack.
Marquei uma cobrança como paga por engano. Como desfaço?
Só o dono da equipa a pode voltar a pôr por pagar, em Editar, no menu da cobrança. Vê Desfazer um pagamento marcado por engano (voltar a Por pagar).
Posso corrigir o método ou o dia depois?
Sim. O dono da equipa corrige-os em Editar, no menu da cobrança. Vê Editar uma cobrança: valor, vencimento, estado e notas.
O aluno tem de dizer que já pagou antes de eu marcar?
Não. Podes marcar qualquer cobrança Por pagar ou Em atraso assim que recebes o dinheiro. Se o aluno já disse que pagou, a cobrança está A confirmar e não tem Marcar pago: confirma-a em Rever pedido.
O aluno pagou já o mês seguinte. Como o registo?
Se és o dono da equipa e a mensalidade do aluno é paga à mão, está em dia e não tem nada por pagar, abre a ficha do aluno, separador Pagamentos, e no cartão do plano seleciona Registar próximo pagamento. Abre uma janela com os mesmos campos, que cria já paga a cobrança do ciclo seguinte.