Na ficha do aluno, no separador Geral, o cartão Detalhes do Cliente tem a linha Período de acesso, com o dia em que o acesso do aluno à app acaba. Essa data de fim tem dois donos: tu, quando a escreves na janela Período de acesso, e os planos pagos do aluno, mensalidades e packs, quer lhos tenhas dado quer ele os tenha escolhido. Sempre que um plano muda (quando o dás, quando é pago, cancelado, reembolsado ou renovado), a MyFitnessClient volta a calcular a data a partir dos dois. Por isso a data pode mudar sem lhe teres mexido.
A regra de cada plano decide o que ele faz à data
Cada plano conta pela sua regra Se não pagar: a do próprio plano ou, se o plano não tiver uma, a tua regra por defeito. Para a escolher, vê Escolher o que acontece quando um cliente não paga.
| Regra do plano | O que faz à data de fim |
|---|---|
| Sem acesso | Tira o acesso: dá um fim igual ao último dia pago. Numa mensalidade, o fim é o vencimento da cobrança seguinte mais a tolerância (Ao fim de), a do plano ou a tua por defeito, que é de 7 dias até a mudares: o primeiro dia sem acesso é o mesmo em que Apenas leitura poria o aluno em pausa. Num pack, e numa mensalidade pausada, cancelada ou com o cancelamento pedido, não há tolerância. Um aluno sem data de fim passa a ter o fim do plano. |
| Continua igual e Apenas leitura | Mantêm o acesso: nunca criam um fim, e um aluno sem data de fim continua sem fim. Se o aluno já tem um fim e o último dia pago é depois dele, empurram-no até esse dia, sem tolerância. |
Um plano Sem acesso que deste com Pedir pagamento a um aluno sem dias pagos a correr segura o acesso durante a tolerância, para ele ter tempo de pagar. Num aluno agendado, os dias pagos e o prazo para pagar contam a partir do dia em que o acesso abre, e não do dia em que pagou. Para dar um plano, vê Dar um plano de mensalidade ou um pack a um cliente.
Quando a data é tua e quando é dos planos
- A data de fim que escreves à mão nunca é encurtada por um plano. Os planos só a alargam, quando o fim que dão fica depois dela.
- Quando deixa de haver planos a contar, por exemplo porque cancelaste um plano ainda por pagar ou o pagamento foi reembolsado, a data volta ao que era antes dos planos, se não lhe mexeste entretanto. Se lhe mexeste, fica a tua data.
- Quando uma mensalidade em dia vai empurrar o fim sozinha, a linha Período de acesso diz «Renova a {date}» em vez de «Acesso até {date}» e não conta os dias que faltam. Nesse caso também não sai o aviso dos 7 dias antes do fim.
Cortar o acesso antes do último dia pago
Quando o aluno tem um plano pago e já tem data de fim, a janela Período de acesso mostra «Segue o plano {name}, pago até {date}. Muda sozinho quando o plano é pago.». Um fim antes do último dia pago cortaria dias que o aluno pagou, por isso não é aceite, seja qual for a regra do plano, também numa mensalidade com pagamento automático. A janela mostra a vermelho «Não pode acabar antes de {date}: o aluno tem o {name} pago até lá. Para cortar o acesso antes, desativa o aluno nas Definições.» e o botão Guardar fica bloqueado.
Há dois caminhos para cortar o acesso antes desse dia.
- Desativar o aluno: na ficha, Definições > Gestão do aluno > Desativar. O aluno perde o acesso logo e nenhum plano o volta a abrir.
- Cancelar ou reembolsar o pagamento do plano: os dias desse pagamento deixam de contar. Cancelar uma mensalidade ativa não chega, porque as cobranças seguintes param mas o aluno mantém os dias já pagos, agora sem tolerância. Vê Cancelar o plano de um cliente.
Um fim no último dia pago ou depois, ou nenhum fim, não tem esta restrição. Se o fim ficar depois do dia em que o plano acaba, ou se não houver fim, a janela avisa a âmbar «Depois de {date} o aluno continua com acesso sem pagar o plano.» e deixa gravar.
Uma mensalidade que mantém o acesso manda
Enquanto o aluno tem uma mensalidade Continua igual ou Apenas leitura a correr, os planos Sem acesso, como um pack, deixam de criar um fim. Os dias pagos deles passam a contar como os da mensalidade: só empurram um fim que já exista. Um aluno sem data de fim continua sem fim, e a mensalidade continua a cobrar a cada ciclo.
A mensalidade deixa de correr quando é pausada ou cancelada, ou quando a subscrição do pagamento automático termina ou tem o cancelamento pedido. A partir daí voltam as regras da tabela, menos para os packs Sem acesso cujos dias pagos acabaram todos antes do primeiro dia da mensalidade: esses ficaram para trás e não voltam a fechar o acesso.
Pagamento automático: o aluno fica com o período que pagou
Uma mensalidade Continua igual ou Apenas leitura com pagamento automático (o aluno paga online, numa subscrição da Stripe que cobra sozinha a cada ciclo) não empurra o fim a cada renovação. O pagamento automático só existe com os pagamentos online ligados: vê Ligar a Stripe para receber pagamentos online dos clientes.
- Sem data de fim, a subscrição renova sempre.
- Com data de fim, renova enquanto o período seguinte começar antes desse dia.
- Quando o período seguinte já começaria no dia do fim ou depois, a subscrição deixa de renovar no fim do período pago e o fim passa para o último dia pago, se estava antes dele. O aluno fica com o período que pagou e a subscrição não volta a cobrar.
- Se depois tirares o fim, ou o mudares para depois do dia em que começaria o período seguinte, a subscrição volta a renovar.
Acesso terminado ou aluno desativado
- Os dias pagos dos planos Continua igual e Apenas leitura, e as regras das duas secções anteriores, só contam com o acesso ativo ou agendado.
- Um acesso que terminou pela data só reabre por um plano Sem acesso cujo fim, com a tolerância, cubra hoje: um plano pago ou, enquanto dura o prazo para pagar, um que lhe deste com Pedir pagamento. Reabre se tiveres um lugar livre no teu plano e o aluno não tiver outro profissional ativo. Se um pagamento não o consegue reabrir por isso, recebes o aviso «Pagamento recebido, acesso por abrir». Vê Limite de clientes do plano e lugares ocupados.
- A data de fim de um acesso que já terminou nunca recua.
- Um aluno que desativaste nunca é reaberto por um plano: só volta quando o reativares. Os planos podem alargar a data de fim dele, mas nunca a encurtam.
O que o aluno vê
- Quando gravas o período à mão e o fim muda, o aluno com o acesso ativo ou agendado recebe nas notificações da app «Fim do acesso alterado», com «O teu acesso termina a {date}.» ou «O teu acesso deixou de ter data de fim.». Não recebe push nem email. Se essa gravação o reativa ou agenda, recebe o aviso dessa mudança em vez deste.
- Quando é um plano a mudar o fim, o aluno não recebe nenhum aviso nessa altura, a não ser que o plano lhe reabra o acesso: aí recebe «Acesso ativo». O aviso dos 7 dias antes do fim passa a contar a partir da data nova.
- Quando uma subscrição deixa de renovar por causa do fim do acesso, ninguém é avisado nesse momento. Quando o acesso fecha, o aluno recebe «Subscrição cancelada» e tu recebes «Subscrição de aluno cancelada».
Exemplos
- Pack Sem acesso de 30 dias, pago a 1 de outubro, num aluno ativo sem data de fim: o fim passa a 30 de outubro. Se o pagamento for reembolsado antes disso e não tiveres mexido na data, o aluno volta a ficar sem fim.
- Mensalidade à mão Sem acesso, paga até 31 de março, com 7 dias de tolerância: a cobrança seguinte vence a 1 de abril e o fim é 8 de abril, por isso o aluno perde o acesso a 9 de abril. Se cancelares a mensalidade, a tolerância deixa de contar e o fim passa a 31 de março.
- Mensalidade à mão Continua igual, com ciclos do dia 1 ao fim de cada mês, e um fim que escreveste para 15 de julho: quando o aluno paga o ciclo de julho, o fim passa para 31 de julho e a cobrança de agosto já não é criada. Sem esse fim, o aluno continuava sem fim. Vê Dia da cobrança de uma mensalidade à mão e fim do acesso.
- Pack pago até 31 de julho e um fim a 15 de julho: a janela não deixa gravar.
- Pagamento automático Continua igual pago até 31 de julho, com o fim a 15 de agosto: a 1 de agosto a subscrição renova. Como o período seguinte já começaria depois do fim, o fim passa para 31 de agosto e a subscrição deixa de renovar.